Продукты ERP-класса

Новое решение ERP-класса – “BAS ERP”

20 декабря 2017 года выпущено новое решения ERP-класса – “BAS ERP”, которое является инновационным решением для построения комплексных информационных систем управления деятельностью многопрофильных предприятий, разработанное с учетом лучших практик автоматизации крупного и среднего бизнеса и учитывающее специфику учета в Украине.

“BAS ERP” является развитием систем ERP-класса – “Управление производственным предприятием для Украины” и “ERP для Украины (бета-версия)”, учитывает опыт, накопленный при внедрении и использовании этих систем в масштабных проектах, насчитывающих сотни рабочих мест. Особое внимание при разработке конфигурации было уделено реализации функциональных возможностей, востребованных крупными предприятиями различных направлений деятельности, в том числе с технически сложным производством.

Описание функциональных возможностей программного продукта “BAS ERP”

Продукт “BAS ERP” является комплексным решением, охватывающим основные контуры управления и учета, которое позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия.

управление финансами

В конфигурации реализована функциональность заявок на расходование денежных средств, контролируется выполнение платежей по заявкам.

В учете безналичных денежных средств разделены регистрация оперативной информации о входящих и исходящих платежах (по первичным платежным документам) и регистрация выписок (реализованных отдельным документом). Это позволяет повысить оперативность учета (в частности, взаиморасчетов), не искажая при этом учет средств на банковских счетах, облегчить обработку платежек и выписок, получить полный контроль за денежными средствами, находящимися в процессе зачисления, списания или перемещения.

Разработан функционал учета расчетов с банком по эквайринговым операциям. Помимо собственно регистрации операций платежа и возврата по платежным картам, добавлен этап регистрации отчетов от банков по зачислению платежей, списанию возвратов, удержанию комиссии, что позволяет отследить каждую операцию от момента проведения платежа до поступления средств на банковский счет.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко – например, направления могут соответствовать точкам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибуторов), проектам и т. д. Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности, опирающихся на аналитику продаж.

Все это позволяет детально анализировать эффективность деятельности предприятия и развивать бизнес, оптимизируя состав направлений деятельности.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Учет кредитов, депозитов и займов.
• Эквайринг (платежные карты).
• Гибкие инструменты для ведения платежного календаря.
• Расширенные возможности управления текущими платежами.
• Маршруты согласования заявок.
• Гибкие инструменты для формирования платежных документов на будущие даты.
• Инвентаризация касс и банковских счетов.
• Аналитическая отчетность по движению денежных средств.
• Настраиваемый план счетов международного финансового учета.
• Трансляция операций в подсистему МСФО по данным оперативного и регламентированного учета
• Отложенное отражение проводок в учете.
• Создание документов по типовым операциям.
• Аудируемость данных.
• Генератор финансовых отчетов, в т.ч. для формирования отчетности по международным стандартам способами трансляции операций и трансформации отчетности.

бюджетирование

В конфигурации реализовано управление процессом бюджетирования. При этом в системе используется интуитивно понятная настройка структуры бюджетов за счет использования “табличной модели бюджетирования”.

Разнообразные средства автоматического расчета бюджетных статей позволяют осуществлять расшифровку до исходных данных расчетов. При этом для каждой статьи бюджета используются до 6 произвольных аналитик.

Отображение и редактирование экземпляров бюджета возможно целиком в одной форме. В системе сохраняется история изменений значений бюджетных статей.

Расчет плановых показателей осуществляется в форме редактирования бюджета и допускает использование расчетов по формуле для каждого показателя одновременно от нескольких источников данных.

Опция версионирования для экземпляров бюджетов позволяет производить: сравнение версий, свертку, удаление, а также откат до версии.

Данные возможности позволяют существенным образом оптимизировать процесс внедрения (корректировку) выбранных бюджетных моделей.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Настраиваемые виды бюджетов и расширенная аналитика.
• Моделирование сценариев.
• Управление бюджетным процессом.
• Поддержка нескольких валют.
• Табличные формы ввода и корректировки.
• Экономический прогноз.
• Анализ достижения плановых показателей.
• Составление сводной отчетности по результатам мониторинга.
• Расширенный финансовый анализ.

Мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия

В конфигурации реализованы новые возможности для построения иерархической модели целей и целевых показателей, включены инструменты для их мониторинга, включая расширенный анализ и доступ с мобильных устройств.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Построение иерархической модели целей и целевых показателей.
• Создание различных вариантов показателей с возможностью сравнения.
• Мониторинг целевых показателей с расшифровками исходных данных.
• Расширенный анализ финансовых результатов по направлениям деятельности.
• Многообразие графических форм аналитических отчетов.
• Доступ с мобильного устройства (планшет, смартфон).

регламентированный учет

Конфигурация содержит весь необходимый инструментарий для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством Украины.

Учет налогооблагаемой прибыли, НДС и Единого налога реализован в соответствии с нормами Налогового кодекса Украины.

В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Министра финансов Украины “Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета и инструкции по его применению” №291 от 30 ноября 1999 года. Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

Конфигурация предоставляет пользователю набор стандартных отчетов, которые позволяют анализировать данные по остаткам, оборотам счетов и по проводкам в различных разрезах. При формировании отчетов имеется возможность настроить группировку, отбор и сортировку информации, выводимой в отчет, исходя из специфики деятельности организации и выполняемых пользователем функций.

В конфигурацию включены обязательные (регламентированные) отчеты, предназначенные для представления собственникам организации и контролирующим государственным органам: формы бухгалтерской отчетности, налоговые декларации.

Регламентированные отчеты, для которых такая возможность предусмотрена нормативными документами, могут быть выгружены в электронном виде.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Настройка правил отражения хозяйственных операций для групп финансового учета.
• Учет фактов хозяйственной деятельности отложенным проведением с контролем актуальности отражения.
• Оперативный контроль формирования проводок для произвольного документа.
• Автоматическое формирование исходящих налоговых накладных и приложений к ним исходя из номенклатурного состава документов отгрузки.
• Контроль полноты и правильности регистрации входящих налоговых документов с точностью до ставки НДС и налогового назначения приобретения.

управление персоналом и расчет заработной платы

Подсистема предназначена для организации работы служб компании, занятых управлением человеческими ресурсами, комплексной автоматизации процессов, обеспечивающих поддержку кадровой политики предприятия с учетом всех требований действующего законодательства. Для решения задач в данной области пользователям предоставляются следующие возможности:

• работа с персональными данными сотрудников;
• учет движения кадров и занятости персонала организаций, включая получение унифицированных отчетных форм и внутренней аналитической отчетности;
• организация работы со штатным расписанием;
• работа с договорами подряда;
• учет отработанного времени с применением различных учетных методов;
• расчет заработной платы персонала с использованием различных систем оплаты труда: повременной (в том числе тарифной), сдельной и их разновидностей;
• использование показателей эффективности деятельности организации и непосредственно конкретного сотрудника при расчете вознаграждений за труд;
• расчет удержаний из заработной платы, в том числе по исполнительным документам;
• начисление прочих доходов, не связанных с оплатой труда и доходов в натуральной форме;
• проведение взаиморасчетов с персоналом в наличной и безналичной форме, управление задолженностью по сотрудникам;
• анализ начисленной заработной платы с использованием внутренней аналитической отчетности;
• получение унифицированных отчетных форм;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и отчислений в фонд оплаты труда;
• формирование регламентированной отчетности по заработной плате, как сводной, так и персонифицированной.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Анализ эффективности управления персоналом.
• Расчет зарплаты по данным выработки сотрудников.
• Комплекс расчетов с персоналом.
• Гибкие возможности отражения зарплаты в финансовом и регламентированном учете.
• Возможность ввода неограниченного количества показателей, произвольные формулы.
• Анализ фонда оплаты труда.
• Расчет и начисление резерва отпусков.
• Развитие возможностей регламентированного расчета зарплаты.

управление производством

В конфигурации разработана полностью новая подсистема управления производством. Реализован новый подход к управлению процессами, который позволяет минимизировать зависимость качества планирования от точности нормативных данных. Это означает, что, даже не имея точных нормативов времени для всех производственных операций, можно сформировать исполнимые производственные планы.

Реализованы два уровня управления производством: уровень диспетчера – логиста предприятия и локальный (цеховой) уровень управления. Планирование по межцеховым переделам осуществляется на основании этапов ресурсной спецификации, задания поступают в производственные подразделения для планирования пооперационных работ соответствующего этапа. Пооперационное планирование не является обязательным. Общий объем работ по этапу разбивается на партии запуска – маршрутные листы, которые формируются на основании маршрутных карт для этапа. Каждый маршрутный лист содержит реплику данных маршрутной карты; в дальнейшем, при необходимости, в маршрутные листы можно вносить корректировки для конкретной партии запуска. При помощи маршрутных листов можно производить уточнение пооперационного состава работ и расхода материалов на каждую партию запуска.

При планировании этапов используются элементы производственного приложения Теории Ограничений. Целью данного подхода является защита самого слабого звена в производственной системе и, соответственно, системы в целом.

При построении плана точность и дискретизация планирования задается установленным квантом времени, т.е. план может быть построен с точностью до часа, дня, месяца и т.д. Для планирования и диспетчеризации производства реализованы механизмы управления “Барабан-буфер-веревка” (drum-buffer-rope, DBR). Такие подходы позволили свести к минимуму потребности в перепланировании, реализован принцип “временных буферов”.

Для контроля хода производственного процесса по этапам (межцеховым переделам) реализован механизм диспетчеризации, разработана “семафорная система” оповещения, которая позволяет минимизировать трудозатраты диспетчера – фокус зоны контроля на потенциально проблемные производственные заказы и партии. Используя данный инструмент, специалист по контролю производства может заранее спрогнозировать негативное развитие ситуации по ходу производственного процесса относительно плановых сроков, что позволяет предотвратить срывы выпуска продукции.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Визуализация структуры изделия.
• Описание производственных процессов изготовления изделий (ресурсные спецификации).
• Управление детализацией описания требуемых для производства ресурсов (маршрутные карты).
• Параметрическое обеспечение потребности в номенклатуре.
• Два уровня планирования производства: главный и локальный диспетчер.
• Интервальное планирование и “Барабан – Буфер – Веревка”.
• Планирование по “узким” местам производства.
• Пооперационное планирование.
• Снижение зависимости качества планирования от точности нормативных данных.
• Управление приоритетом заказов на производство (VIP заказы).
• Оценка доступности оборудования и материальных ресурсов внутри интервала.
• Расширенный контроль обеспечения производства ресурсами.
• Учет времени транспортировки и прослеживания ТМЦ.
• Прогнозирование хода производственного процесса.
• Диспетчеризация производства на межцеховом и внутрицеховом уровнях.
• Гибкое перепланирование.
• Расширенный учет выработки сотрудников.

управление затратами и расчет себестоимости

Конфигурация позволяет организовать контроль материальных потоков и потребления ресурсов, обеспечивающих производственную, управленческую и коммерческую деятельность предприятия. Учет затрат и расчет себестоимости продукции выполняется на основе данных оперативного учета.

Расширена классификация возможных к применению ресурсов:

• товары (материальные ресурсы в количественно-стоимостной оценке);
• работы (услуги с возможностью количественного распределения);
• услуги (услуги исключительно в стоимостном выражении).

Конфигурация поддерживает раздельный учет затрат по видам деятельности, имеющим выделение в части различного налогообложения операций.

Подсистема управления затратами обеспечивает:

• учет фактических затрат предприятия по видам деятельности в необходимых разрезах в натуральном и стоимостном измерении;
• оперативный количественный учет ресурсов в незавершенном производстве;
• учет фактических остатков незавершенного производства на конец отчетного периода в необходимых разрезах;
• различные способы распределения затрат на себестоимость выпускаемой продукции и выполняемых работ, на производственные затраты, направления деятельности, на расходы будущих периодов;
• расчет фактической себестоимости выпуска за период;
• предоставление данных о структуре себестоимости выпуска.

Рассчитанная себестоимость может быть детализирована до объема исходных затрат вне зависимости от количества переделов производственного процесса. Данный анализ существенно повышает наглядность и контроль обоснованности выполненного расчета себестоимости.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Раздельный учет затрат по видам деятельности.
• Обособленный учет себестоимости по заказам.
• Распределение затрат по направлениям деятельности.
• Предоставление данных о структуре себестоимости выпуска до первичных затрат.
• Улучшенный мастер закрытия месяца.

организация ремонтов

Подсистема позволяет вести справочник объектов ремонта, классифицировать их по признакам общности состава паспортных характеристик, показателей наработки, видов ремонта, режимов эксплуатации. Отслеживается состояние объектов ремонта, а также принадлежность и расположение. Объекты ремонта могут быть вложенными или узлами других объектов ремонта.

В процессе эксплуатации объектов ремонта в систему вводятся данные о наработках и обнаруженных дефектах. Регистрация дефектов в журнале позволяет производить анализ и организовывать проведение плановых и внеплановых ремонтных мероприятий.

Используется понятие видов ремонтов, определяющих состав возможных работ, производимых с объектами ремонта. Для видов ремонта в системе можно задать перечень потребляемых материалов и трудозатрат или сформировать перечень необходимых работ.

Функционал подсистемы позволяет формировать график ремонтно-профилактической деятельности, который учитывает, как зарегистрированные дефекты, наработки, правила, так и непрогнозируемые внешние обстоятельства (внесистемные распоряжения).

Подсистема тесно интегрирована с подсистемой производства. Объекты ремонта могут быть связаны с производственными рабочими центрами. При этом запланированные ремонты оборудования влияют на доступность этого оборудования для производственного планирования. Для проведения ремонтных работ могут быть задействованы любые производственные ресурсы; производство может выполнять работы для нужд ремонтов.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Учет и иерархическая классификация объектов, находящихся в эксплуатации.
• Мониторинг состояния объектов эксплуатации.
• Управление по видам ремонтов.
• Организация и проведение плановых и внеплановых ремонтных мероприятий.
• Единая система обеспечения ресурсных потребностей ремонтной и производственной деятельности.
• Формирование полной стоимости владения объектами эксплуатации.

управление продажами

В подсистеме реализованы коммерческие предложения, позволяющие фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж. Существенно развита функциональность заказа как “центра управления” всеми последующими действиями по его обработке. Введены статусы заказа (“не подтвержден”, “к оплате”, “к обеспечению”, “к отгрузке”), описывающие этапы прохождения заказа.

На разных этапах заказ может выступать в качестве распоряжения на обеспечение, на отгрузку, на оформление документов. Контроль выполнения распоряжений ведется с детализацией до строки заказа.

Подсистема предоставляет возможность указать график оплаты по заказу клиента (как в части авансовых платежей, так и платежей по погашению дебиторской задолженности). График может формироваться с учетом выбранного календаря. Это позволяет планировать поступление выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Система позволяет классифицировать просроченную задолженность по интервалам глубины просрочки.

Ведется учет плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. При этом работа пользователей существенно упрощена: ручная разноска поступивших платежей выполняется только по заказам, распределение по остальным аналитическим разрезам выполняется автоматически в фоновом режиме.

Аналогично продажам реализована работа с заказами поставщикам и ведение взаиморасчетов по закупкам.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Управление эффективностью процессов продаж и сделок с клиентом.
• Воронка продаж.
• Формирование прайс-листов с информацией об остатках товаров.
• Использование регламентированных процессов продаж, бизнес-процессы управления сложными продажами.
• Расширенное управление заказами клиентов, типовые и индивидуальные правила продаж, соглашения.
• Самообслуживание клиентов.
• Управление торговыми представителями.
• Мониторинг состояния процессов продаж.
• Планирование использования автотранспорта.
• Вероятностная оценка прогноза продаж.
• Раздельный учет по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет).
• Автоматический контроль лимита задолженности.
• Инвентаризация взаиморасчетов.
• Мониторинг и классификация просроченной задолженности по набору параметров.
• Расширенные инструменты для формирования статистической и аналитической отчетности по состоянию взаиморасчетов.

управление взаимоотношениями с клиентами

В конфигурации реализовано управление процессами продаж: регламентация этапов процесса, контроль выполнения процесса, анализ. В этих целях применяется механизм бизнес-процессов, автоматически отслеживающий маршрут процесса и формирующий задачи исполнителям. Кроме этого, реализован упрощенный режим управления процессом продажи с “ручным” перемещением по этапам. Допускаются различные виды процессов с разным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и т. д., необходимых при отработке процесса. Система накапливает статистику по выполняющимся процессам, позволяет рассчитывать вероятность доведения имеющегося потенциала продаж до успешного результата (“воронка продаж”) и проводить анализ “узких мест” процессов.

Все начавшиеся продажи (“сделки”) регистрируются в системе. Они объединяют в единое целое всю информацию, накопленную в системе в ходе подготовки и выполнения продажи – электронную почту, сведения о звонках, встречах, оформленные заказы, счета, накладные, дополнительные файлы и т. д. Это помогает максимально удобно организовать работу менеджеров по продажам. Система позволяет регистрировать и анализировать окружение сделки: конкурентов, субподрядчиков, влиятельных лиц, их связи. На основании статистики сделок система позволяет оценить вероятность ее успешного совершения. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только стадию продажи, но и подготовку продаж. Кроме этого, система позволяет анализировать несостоявшиеся сделки, что необходимо для совершенствования работы отдела продаж.

Разделены списки контрагентов в понимании регламентированного учета (юридических и физических лиц) и объектов бизнес-взаимодействий (клиентов, поставщиков, конкурентов и прочее). Это позволяет вести учет продаж и истории отношений не только по “формальным”, юридическим контрагентам, но и по компаниям-группам юридических лиц, по самостоятельно работающим подразделениям контрагентов, и т. д. Поддерживается ведение информации о контактных лицах компаний-партнеров, о связях между партнерами.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Формирование стратегии отношений с партнерами.
• Бизнес-процессы организации взаимодействия с клиентами.
• Досье клиента, партнера.
• Карты лояльности, анализ лояльности клиентов.
• Претензионная работа.
• Мониторинг исполнения сделок.
• BCG-анализ.
• Расширенный анализ показателей работы менеджеров.

управление закупками

Подсистема обеспечивает менеджеров, отвечающих за снабжение, информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении запасов ТМЦ, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.

Функционал подсистемы включает:

• оперативное планирование закупок на основании планов продаж, планов производства и неисполненных заказов покупателей;
• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок;
• поддержка различных схем приема товаров от поставщиков, в том числе прием на реализацию и получение давальческого сырья и материалов;
• оформление неотфактурованных поставок с использованием складских ордеров;
• анализ потребностей склада и производства в товарах, готовой продукции и материалах;
• сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам;
• анализ последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести недопоставка товаров или материалов);
• планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах;
• подбор оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них;
• составление графиков поставок и графиков платежей.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Управление закупочной деятельностью.
• Бизнес-процессы сложных закупок.
• Контроль условий поставок.
• Расширенный анализ и выбор поставщиков по ценам и условиям.
• Формирование полной стоимости приобретения ТМЦ.
• Контроль и анализ обеспечения потребностей в номенклатуре.

управление складом и запасами

Для управления складом может применяться схема ордерного складского учета. Схема ордерного склада может включаться для операций отгрузки и поступления независимо. Складские ордера выписываются строго на основании документов-распоряжений, в качестве которых могут выступать заказы или накладные. Ведется учет полученных, но невыполненных распоряжений; технология работы склада может строиться целиком “от электронных распоряжений”.

В подсистеме предусмотрено адресное хранение товаров, т. е. ведение остатков товаров в разрезе “мест хранения” (ячеек, полок, стеллажей), и упаковок товара. Система позволяет управлять раскладкой товара по местам хранения при поступлении, сборкой с мест хранения при отгрузке, перемещением и разукомплектацией товара. Алгоритмы, заложенные в программу, автоматически подбирают оптимальные места хранения при размещении и сборке, следят за отсутствием коллизий при большой интенсивности складских операций.

Подсистема позволяет создавать различные рабочие зоны для оптимального доступа к складским ячейкам и определять порядок обхода складских ячеек, например, рабочие зоны для работы автопогрузчика и для ручного отбора товаров сотрудником склада. При отборе товаров можно задать различные стратегии отбора для оптимизации размещения товаров в ячейках. Например, при отборе товаров освобождать в первую очередь те ячейки, где товар хранится в минимально достаточном объеме. Это позволит освободить ячейки для размещения вновь поступивших товаров. Механизм упреждающей подпитки ячеек адресного склада (помещения) позволяет повысить скорость отбора при отгрузке товаров со склада. Адресное хранение товаров можно использовать опционально. Помимо него поддерживается справочная привязка мест хранения товара.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в оперативном и финансовом учете.

Подсистема позволяет автоматизировать процесс доставки товаров клиентам, а также процесс доставки товаров при перемещении товаров между складскими помещениями. Доставка товаров может осуществляться непосредственно по адресам клиентов (складского помещения) или с помощью транспортной компании (перевозчика). Задания на доставку формируются с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства.

Основные инновации решения и развитие функционала:

• Сложная иерархическая структура складов.
• Управление адресным складом.
• Обособленный учет по заказам – резервирование потребностей.
• Мобильные рабочие места работников складов.
• Учет многооборотной тары.
• Управление инвентаризацией товаров.
• Статистический анализ запасов, хранение результатов ABC/XYZ анализа.
• Расчет прогнозируемого спроса.
• Товары на складах по срокам годности.
• Управление доставкой.
• Товарный календарь.

технологические достоинства

“BAS ERP” разработана на новейшей версии технологической платформы “1С:Підприємство.3”, которая позволяет:

• обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы;
• организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиента (через обычный интернет-браузер), в т.ч. в “облачном” режиме;
• создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и смартфонов под управлением iOS или Android;
• настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей, с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.

Механизм функциональных опций, реализованный в системе “BAS ERP”, позволяет “включать” или “выключать” различные функциональные части прикладного решения без программирования (изменения конфигурации).

Порядок продажи

С 20.12.2017 г. в продаже продукты:

Для приобретения указанных продуктов пользователю необходимо заполнить, подписать и подать заявку члену общественной организации “Спілка автоматизаторів бізнесу” (САБ). Продукт “BAS ERP. Ліцензія для дочірніх  підприємств і філій” не является самостоятельным. Он может быть приобретен только при условии, что организация ранее приобрела продукт “BAS ERP” и оформила договор информационно-технологического сопровождения. Шаблоны заявок и примеры заполнения можно получить у члена САБ.

На продукт “BAS ERP” можно перейти с любого продукта “1С:Підприємство”, версий ПРОФ и КОРП, предназначенного для автоматизации хозрасчетных организаций и предприятий.

Пользователи продукта  “1С:Підприємство. ERP 2 (бета-версія)” при выполнении условий использования бета-версии  могут приобрести продукт “BAS ERP” со скидкой в размере 126 000 грн. или 70% от полной стоимости продукта во время акции льготного перехода, которая продлится до 30.06.2018 года. Уточнить условия акции и выполнить переход с бета-версии можно чрез членов САБ.

Поддержка редакции 1.3 “Управление производственным предприятием для Украины”

В настоящее время не планируется снимать с продажи и поддержки редакцию 1.3 конфигурации “Управление производственным предприятием для Украины”, которая успешно применяется в большом числе организаций, но данный продукт будет удален из прайса с 30.06.2018 г. и по нему возможно увеличение стоимости поддержки. В случае принятия решения о прекращении продаж и/или поддержки этой редакции, планируется предупредить пользователей и партнеров заблаговременно, не менее чем за 3 года до вступления такого решения в силу.

Сервисное обслуживание

Поддержка пользователей указанных программных продуктов осуществляется в соответствии с правилами предоставления сервиса ІТС “Линия консультаций”.

Поддержка осуществляется Службой технической поддержки при наличии договора Информационно-технологического сопровождения

“BAS Управління холдингом”

20 декабря 2017 года выпущена бета-версия нового решения CPM-класса (Corporate Performance Management – управление эффективностью холдинга) –  “BAS Управління холдингом”, которое предназначено для автоматизации широкого спектра задач, связанных с учетом, планированием и контролем эффективности холдингов различного масштаба.

Функциональные возможности прикладного решения “BAS Управление холдингом”

Бюджетирование

“BAS Управління холдингом” включает подсистему бюджетирования, которая позволяет:

• самостоятельно определять бизнес-пользователю перечень необходимых классификаторов, аналитик, показателей, разрабатывать бюджетные модели и комплекты отчетности различного назначения;
• прогнозировать динамику показателей, используя различные варианты расчета, консолидации и распределения показателей, а также функции “скользящего планирования” и “планирования от достигнутого”, быстро формировать необходимые бюджеты. При этом можно комбинировать методологии планирования “снизу вверх” и “сверху вниз”, использовать механизмы выверки и исключения внутригрупповых операций;
• обслуживать необходимые принципы выделения центров финансовой ответственности благодаря развитым функциям по управлению организационно-финансовой структурой группы;
• регламентировать бюджетный процесс и распределять ответственность между его участниками, использовать для согласования бюджетов маршруты любой сложности;
• автоматически уведомлять о ходе процесса согласования причастных к нему сотрудников;
• сократить сроки и повысить качество планирования и оперативного анализа исполнения бюджетов за счет использования тонкого, веб-клиента и специального add-on-клиента для Microsoft Excel.

Инвестиционные проекты

Подсистема позволяет автоматизировать жизненный цикл инвестиционного проекта от инвестиционной идеи до завершения проекта. “BAS Управління холдингом” позволяет определить декомпозицию этапов проектов или программы взаимосвязанных проектов, указать ответственных, сроки и используемые ресурсы. В качестве ресурсов инвестиционных проектов могут выступать любые справочники конфигурации (например, “Сотрудники”, “Номенклатура”, “Внеоборотные активы”). Для ресурсов могут быть указаны натуральные и стоимостные параметры. Иерархическая структура этапов может быть импортирована из Microsoft Project.

Проект является глобальной аналитикой для управленческого учета. Благодаря возможности связать показатели бюджетов, отражение факта и резервирования по бюджетам движения денежных средств, доходов и расходов, движения ресурсов с этапами проектов система позволяет обоснованно и предельно точно вести бюджетирование проектов.

По данным бюджетов проектов автоматически рассчитываются их ключевые показатели эффективности (NPV, IRR, срок окупаемости, индекс прибыльности и др.).

В целях автоматизации прединвестиционной фазы прикладное решение позволяет определить критерии сравнения альтернативных проектов, провести их сравнительную экспертную оценку, включить в инвестиционную программу действительно оптимальный портфель проектов. Удобные средства визуализации (диаграмма Ганта и диаграмма последовательности) позволяют наглядно представить сводную информацию о проекте. Непосредственно в диаграмме Ганта можно провести цепочку актуализации проекта – от изменения сроков до автоматического расчета ключевых показателей эффективности проекта.

Аналитические панели позволяют наглядно актуализировать показатели проектов “на лету” благодаря совместному использованию интерактивных диаграмм Ганта, сводных таблиц и аналитических отчетов. Отчетность этой подсистемы позволяет с различных ракурсов проанализировать состояние, ход, ключевые показатели эффективности, провести план-фактный, “что, если?” или сравнительный анализ инвестиционных проектов.

Лимитирование и “фабрика платежей”

Лимитирование доступно в пространстве трех бюджетов: БДР, БДДС, бюджета движения ресурсов. Лимиты определяются в бюджетах на этапе планирования и контролируются в документах “Резервирование бюджета” и “Заявка на операцию”.

Подсистема “Централизованное казначейство” прикладного решения “BAS Управління холдингом” организована в соответствии с концепцией “фабрики платежей” и обеспечивает укрупненное и детальное планирование денежных потоков, управление мгновенной и краткосрочной ликвидностью, позволяет сочетать централизованную и децентрализованную модели управления денежными средствами холдинга.

Платежный календарь с улучшенной эргономикой позволяет провести прогноз “что, если?”, сохранить, восстановить, переслать по электронной почте результаты моделирования. Вероятностная модель планирования потоков, зависящая от горизонта, используемых источников данных для прогноза ликвидности, позволяет значительно улучшить прогноз ликвидности. Удобные инструменты перераспределения, привлечения и размещения ликвидности упрощают балансировку платежной позиции.

Директивы запрета/разрешения платежей позволяют быстро настроить простые правила ограничения платежей, не прибегая к продвинутым функциям лимитирования.

Подсистема позволяет повысить эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностями, кредитными, валютными и процентными рисками в условиях высокой волатильности ключевых макроэкономических показателей.

Централизованное управление закупками и управление договорами

Подсистема “Централизованное управление закупками” предназначена для агрегирования потребности в материальном обеспечении бизнес-единиц, автоматизации тендерных процедур, включая скоринг поставщиков и тендерных предложений, контрактации, исполнения централизованных закупок и контроля за децентрализованными закупками.

Подсистема ориентирована на работу в условиях территориально-распределенных групп компаний, в которых бизнес-единицы используют различные системы управления запасами, и позволяет снизить затраты на закупаемые позиции благодаря эффекту масштаба.

Модель состояний договоров, спецификаций и дополнительных соглашений, а также возможность согласования позволяют автоматизировать полный жизненный цикл договора.

Учет и отчетность по МСФО

Прикладное решение “BAS Управління холдингом” поддерживает учет по МСФО в двух моделях: транзакционной и трансформационной. Транзакционная модель учета наиболее эффективна, когда учет по МСФО ведется в той же информационной системе, что и учет по НСБУ. Трансформационный подход рекомендуется использовать, если данные НСБУ передаются дочерними и зависимыми предприятиями в виде форм сбора данных.

Для обоих вариантов учета реализованы функции трансляции финансовой информации НСБУ на план счетов МСФО. Кроме того, автоматизированы более 50 операций по объектам параллельного учета, учетные политики по которым, как правило, отличаются от учетной политики НСБУ:

• основные средства;
• нематериальные активы;
• активы, предназначенные для продажи;
• биологические активы;
• кредиты и займы полученные;
• займы выданные и депозиты;
• финансовые инструменты, учитываемые по справедливой стоимости (ценные бумаги, производные финансовые инструменты);
• лизинг полученный и выданный;
• дебиторская задолженность (резерв и учет по амортизированной стоимости);
• резерв по запасам;
• резерв по судебным претензиям;
• начисления доходов и расходов без подтверждающих документов;
• закрытие периода, включая расчет себестоимости, отложенных налогов, реформацию баланса;
• элиминационные корректировки, включая расчет и элиминацию нереализованной маржи в активах группы;
• учет инвестиций, приобретения/выбытия бизнеса, признание гудвилла;
• консолидационные поправки (элиминация инвестиций, расчет НДУ (неконтролирующей доли участия в капитале)).

В качестве инструментов “быстрого закрытия” система предлагает:

• Портал начислений доходов и расходов (accruals), обеспечивающий отражение в учете операций без подтверждающих документов и их сопоставление с фактическими документами следующего периода.
• Возможность закрытия периода МСФО ранее НСБУ (“двойное закрытие”).
• Портал сверки внутригрупповых операций – обеспечивает сверку в режиме “Каждый с каждым”, кардинально снижает нагрузку на управляющую компанию и дочерние общества, поддерживает произвольную детализацию сверки, урегулирование расхождений и содержит сервисы, упрощающие коммуникации в процессе сверки и сокращающие ее сроки. Конструктор шаблонов сверки внутригрупповых операций поддерживает 5 стандартных вариантов элиминационных корректировок и упрощает внедрение. Инструмент “Трансформационная таблица” упрощает отражение ручных трансформационных корректировок и анализ данных при трансформационных и консолидационных процедурах.

В системе реализован пакет индивидуальной и консолидированной отчетности, а также примечания к нему. Функциональность подсистемы учета и отчетности МСФО получила положительное заключение EY (Ernst & Young).

Интеграционные возможности

В “BAS Управління холдингом” могут быть реализованы сценарии интеграции с использованием универсальных интеграционных инструментов прикладного решения, предназначенные для получения данных как из внешних информационных систем на платформе “1С:Підприємство”, так и с помощью стандартных  OLE DB провайдеров из других источников.

Универсальные процессы

Подсистема предназначена для регламентации процессов обработки отчетности, маршрутов согласования, бизнес-процессов обработки учетных документов. Возможности извлечения данных из внешних информационных систем и генерации новых объектов в них, дополненные функциями условных переходов, ожидания событий, таймаутов, автоматического согласования и отклонения объектов, рассылки оповещений и напоминаний, позволяют автоматизировать широкий спектр межфункциональных и кросс-системных бизнес-процессов.

Поскольку бизнес-логика универсальных процессов настраивается в пользовательском режиме без использования конфигуратора, внедрение и сопровождение описанного функционала значительно упрощаются.

Универсальный функционал оповещений о произошедших событиях и напоминаний о приближении их плановых дат повышает эффективность коммуникаций. Функция согласования ответным письмом позволяет визировать документы, не заходя в “BAS Управління холдингом”, а используя любой (в том числе мобильный) почтовый клиент.

Управление состояниями объектов позволяет автоматизировать не только согласование объектов, но и жизненный цикл любого объекта.

Бизнес-анализ

Аналитические средства прикладного решения позволяют реализовать многослойный анализ накопленной информации от общей картины к ее детальному представлению. Продукт предоставляет гибкие средства по графическому представлению анализируемой информации, включая наглядные дашборды и панели индикаторов. Среди продвинутых функций бизнес-анализа можно отметить факторный анализ, анализ чувствительности, моделирование “что, если?”, обратный расчет исходных показателей, оптимизацию целевого показателя, возможность использования для анализа не только данных текущей информационной базы, но и внешних информационных баз. Аналитические панели (дашборды) могут включать табличные аналитические отчеты, мониторы ключевых показателей, диаграммы, в том числе “диаграмму Ганта”, “сводную таблицу бюджетирования”.

Реализован динамический расчет зависимых элементов панелей при изменении указанных элементов, что делает аналитические панели удобным интерактивным инструментом анализа и ввода данных.

Ограничение бета-версии

Бета-версия конфигурации имеет следующие ограничения по функциональности и комплектации:

• Описание конфигурации предоставляется только на русском языке.
• Не все функциональные блоки системы содержат интерфейс на украинском языке.
• Не реализована интеграция системы с “Документооборот КОРП для Украины”.
• Не реализованы механизмы обмена информацией с “BAS ERP”.

По остальным направлениям функционал системы полный.

Порядок приобретения, использования и пилотные внедрения бета-версии

С 20.12.2017 г. в продаже продукт:

Для приобретения бета-версии пользователю необходимо заполнить, подписать и подать заявку члену общественной организации “Спілка автоматизаторів бізнесу” (САБ). Шаблон заявки и пример заполнения можно получить у члена САБ.

Обращаем внимание пользователей, что входящее в комплект поставки прикладное решение – конфигурация “BAS Управління холдингом”  – не является законченной коммерческой поставкой и поставляется по специальной (низкой) цене. При принятии решения по использованию конфигурации в ходе проекта следует учитывать предварительный характер готовности типового функционала к внедрению.

Поддержка пользователей бета-версии

Поддержка пользователей в период бета-тестирования конфигурации до выхода финальной версии осуществляется членом САБ, выполняющим пилотный этап внедрения.

Информация о финальной версии

Выпуск финальной версии планируется в первом полугодии 2018 года. Планируемая стоимость финальной версии составит 600 000 гривень. Помимо основной поставки планируется выпуск поставки для филиалов и дочерних преприятий по предварительной цене 100 000 гривень.

Переход пользователей конфигурации бета-версии продукта “BAS Управління холдингом” на финальную версию осуществляется на условиях апгрейда. Его условия будут уточнены в момент выпуска финальной версии “BAS Управління холдингом”.

Планируется поддерживать обновление информационных баз актуальных версий конфигураций “Бухгалтерии для Украины” (редакции 2.0) и бета-версии “BAS Управління холдингом” на финальную версию конфигурации “BAS Управління холдингом”, при переходе на финальную версию накопленные данные информационных баз указанных конфигураций будут сохранены.

“BAS Документообіг КОРП” в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет. “BAS Документообіг КОРП” отвечает всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующие порядок работы с документами. Интерфейс и документация по прикладному решению доступны на русском и украинском языке.

Удовлетворение требований украинского законодательства

“BAS Документообіг КОРП” позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, которые регулируют ведение делопроизводства и документооборота в Украине:

• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”;
• Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;
• Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”;
• Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.

Работа с документами

“BAS Документообіг КОРП” позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует “Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997”, постановлению КМУ “Про утверждение типового порядка осуществления электронного документооборота в органах “.

Хранение и права доступа

В конфигурации программы “BAS Документообіг КОРП” внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации “BAS Документообіг КОРП” ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Программа умеет автоматически загружать файлы по указанному каталогу в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в папку Документооборота с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Регистрация входящих и исходящих документов

“BAS Документообіг КОРП” позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Учет обращений граждан

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 “Про обращения граждан”.

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты “Исполнение обращений граждан”, “Структура обращений за период”, “Динамика количества обращений”, “Список обращений граждан”.

Учет договоров

В “BAS Документообіг КОРП” автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора;
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
• учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
• учет и контроль сроков действия договоров;
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
• многовалютный учет сумм договоров;
• учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
• расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как “Список заключенных договоров”, “Договоры с истекающим сроком действия”, “Сопроводительные документы по договору”, “Динамика количества заключенных договоров”, “Динамика сумм заключенных договоров”, “Расторгнутые договоры”.

Сканирование

В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

Электронная почта

Встроенная в “BAS Документооборот КОРП” внутренняя почта позволяет:

• Отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы.
• Загружать входные или внутренние документы по электронной почте.
• При использовании ЭЦП, отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы.
• Искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать в числе прочего, и по текстовому содержанию писем.
• Кроме того, программа автоматически отслеживает почту и выводит сообщение, что всплывает в правом нижнем углу, при поступлении новых писем. Если по письму была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области чтения и карточке письма.

Выполнение заданий по почте

Задание можно выполнять по почте, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, автоматически рассылаемые программой.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов “BAS Документообіг КОРП” использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на “рабочем столе”; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка “Рабочего стола” с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

“BAS Документообіг КОРП” обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов

В “BAS Документообіг КОРП” пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрихкодирование документов

В “BAS Документообіг КОРП” всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

• распечатать на отдельном листе;
• распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
• распечатать на наклейке;
• вставить в электронный документ как изображение.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

В “BAS Документообіг КОРП” пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами

В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа “BAS Документообіг КОРП” можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом “Рассмотрение” или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

Переадресация входящих документов

В программе “BAS Документообіг КОРП” можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе “BAS Документообіг КОРП” коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В “BAS Документообіг КОРП” поддерживаются такие варианты согласования, как:
• параллельное;
• последовательное;
• смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
• Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
• Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли “Директор”, и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, – самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров – другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

Основное назначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, пересекающих границы различных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, пересекающий границы конфигураций: процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе “Управление торговлей” редакция 3, продолжается в “BAS Документообіг КОРП” и заканчивается снова в “Управление торговлей”.

Удобство работы на каждый день

Окно “Текущие дела” на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию по задачам пользователя и подчиненных (для руководителей), событиям календаря, сообщениям почты и форума по мероприятиям, по работе с документами, по учету времени.

Окно “Мои задачи” показывает списки задач текущего пользователя на закладках “Задача мне” и “Задача от меня”. На закладке “Задача мне” отражаются задания, предназначенные текущему пользователю напрямую, через роли или делегированием. Закладка “Задача от меня” показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.

Задание можно обозначать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим числом задач.

Поиск

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В “BAS Документообіг КОРП” реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языков.

Учет рабочего времени и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Календарь можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, мероприятия.

Организация распределенной информационной базы

В “BAS Документообіг КОРП” предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Обмен данными с другими типовыми конфигурациями

В “BAS Документооборот КОРП” предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми конфигурациями.

Дополнительно в комплект поставки релизов программы включены правила обмена с другими прикладными решениями. Эти правила обмена готовы для использования и настройки обмена с помощью обработки “Универсальный обмен данными в формате XML”.

Веб-сервисы работы с файлами

“BAS Документообіг КОРП” может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между “BAS Документообіг КОРП” и другим приложением осуществляется при помощи веб-сервисов.

Применение программы как библиотеки файлов позволяет:

• добавлять вложения к объектам вашей информационной базы;
• разгрузить вашу информационную базу за счет переноса сохраненных файлов в “BAS Документообіг КОРП”;
• обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
• интегрировать файлы, связанные с вашей информационной базой, в общий документооборот предприятия;
• организовать единое хранилище файлов для различных информационных баз и приложений.