BAS Документооборот КОРП

Программа “BAS Документооборот. КОРП” позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота в соответствии с основными постановлениями и законами, регулирующими ведение делопроизводства и документооборота в Украине:

• Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте»;
• Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР «О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах»;
• Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР «Об обращениях граждан»;
• Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти»;
• Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 «Об утверждении Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти».

«BAS Документооборот. КОРП» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов отвечающий «Инструкции по делопроизводству №1153 от 17.10.1997», постановления КМУ «Об утверждении типового порядка выполнения электронного документооборота в органах».

Хранение и право доступа

В конфигурации программы “BAS Документооборот. КОРП” внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или типами документов. Каждая папка устанавливает разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтение, добавление, редактирование или удаление.

Дополнительно все данные конфигурации “BAS Документооборот. КОРП” ограничивается правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, группам корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Программа может автоматически скачивать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в папку документооборота с хранением оригинальных имен и структуры подпапок. Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно добавлены в документооборот вашего предприятия. Это удобно использовать для интеграции, например с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Регистрация входящих и исходящих документов

«BAS Документооборот. КОРП» позволяет вести учет и регистрацию входящих и выходных корреспонденций. При этом производится автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с государственными стандартами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• Учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов.
• Автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующее решение на контроль.
• Уведомление исполнителей.
• Поддержка регламентированных сроков исполнения документов.
• Формирование дел, передача закрытых дел в архивное хранение или уничтожение.
• Следующее формирование отчетов по поступлению и выполнению документов по просроченным документам.

Учет обращений граждан

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Украины №393/96-ВР от 02.10.1996 «Об обращениях граждан».

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан другим организациям и от них.

Для работы с обращениями граждан используется специализированное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие от граждан обращения, историю переписки и другую дополнительную информацию по ним. Для анализа и контроля выполнения обращений граждан используются отчеты «Выполнение обращений граждан», «Структура обращений за период», «Динамика количества обращений», «Список обращений граждан».

Учет договоров

В “BAS Документооборот. КОРП” автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• Подготовка проекта контракта.
• Согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее.
• Учет всех связанных с договором документов, например акты, дополнительные соглашении.
• Учет и контроль сроков деяния договоров.
• Автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре.
• Многовалютный учет сумм договоров.
• Учет и контроль выполнения денежных обязательств по договору.
• Контроль наличия документов, сопровождающих договор, например счет-фактура.
• Контроль возврата переданных экземпляров документов по договору.
• Расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры, которых истекает срок действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Разорванные договоры».

Сканирование

В “BAS Документооборот. КОРП” предусмотрена возможность загрузки входных, исходящих, внутренних документов и файлов из сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование происходит в форматах jpg, pdf и tif, в том числе многостраничный.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов документов и формирование многостраничных tif или pdf файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированных изображений и полнотекстовый поиск по распознанным документам.

Электронная почта

Встроенная в “BAS Документооборот. КОРП” внутренняя почта позволяет:

• Отправлять по электронной почте непосредственно из программы любые документы или файлы.
• Загрузка входящих или внутренних документов по электронной почте.
• При использовании ЭЦП отправлять и получать подписанные и зашифрованные файлы.
• Выполнять поиск писем по реквизитам и с помощью быстрого поиска, искать среди прочего и по текстовому содержанию писем.
• Помимо этого, программа автоматически отслеживает почту и сообщает в отдельном сообщении, истекающем в правом нижнем угле, при поступлении новых писем. Если за письмом была переписка, то программа сообщает об этом, выводя гиперссылки в области сообщений и в карточке письма.

Выполнение заданий по почте

Задачу можно выполнять с помощью почты, просто отвечая на специальные почтовые сообщения, которые программа рассылает автоматически.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов “BAS Документооборот. КОРП использует соответствующие программы, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на рабочем столе; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «Рабочего стола» с возможностью извлечь, добавить или изменить местами элементы конкретного раздела.

«BAS Документооборот. КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно с карты файла можно просмотреть список версий, удалить ненужные, изменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов

В “BAS Документооборот. КОРП” пользователи могут настраивать и использовать автоматически запониваемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблон автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону и к документу автоматически подключаются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, также автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрихкодирование документов

В «BAS Документооборот. КОРП» всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

• Распечатать на отдельном листе.
• Распечатать поверх титульного листа бумажного документа.
• Распечатать на наклейке.
• Вставить в электронный документ в качестве изображения.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карт документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

В «BAS Документооборот. КОРП» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп можно печатать как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связь между документами

В “BAS Документооборот. КОРП” предусмотрены стандартные связи между автоматически устанавливаемыми документами, например, при регистрации документов в ответ. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа “BAS Документооборот. КОРП” можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом «Рассмотрение» или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут быть не только сотрудники вашего предприятия или заведения, но и должностные лица посторонних организаций.

Переадресация входящих документов

В программе “BAS Документооборот. КОРП” можно учитывать переадресацию входящих документов в стороне организации, а также получение переадресованных входных документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки выполнения переадресованных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учет передачи в документе должностными лицами корреспондентов и сроков возврата переданных документов.

В программе «BAS Документооборот. КОРП» коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение руководителя и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
• Выполнение: документ передается во исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительной дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: прилагаемые к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и затем возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или поправки на повторное согласование. В «BAS Документооборот. КОРП» поддерживаются такие варианты согласования, как:
  • Параллельное;
  • Последовательное;
  • Смешанная (параллельная и последовательная), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
• Утверждение: документ попадает на утверждение ответственного лица и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса требуемый документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их выполнение.
• Обработка входящих документов: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящих документов – рассмотрение, исполнение, передача в дело.
• Обработка исходящих документов: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящих документов – согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям пользователей. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли Директор, и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в этот момент выполняет эту роль, самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов бизнес-процессов для каждого вида документов с учетом условий маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех других договоров – другой. Условия маршрутизации могут быть настроены в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки использования бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работы сотрудников и могут измеряться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессам и их задачам. При создании бизнес-процесса можно указать, что он подчинен по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процесса и задач, которые могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом их прав доступа.

Также есть возможность временно прекратить бизнес-процессы, такое прекращение распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

Основное предназначение этого механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы разных информационных баз; сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей. Пример бизнес-процесса, который пересекает границу конфигураций: процесс обработки заказов покупателей начинается в информационной базе «Управления торговлей» редакция 3, продолжается в «BAS Документооборот. КОРП» и заканчивается снова в “Управлении торговлей”.

Окно «Текущие дела» на рабочем столе открывается при старте программы. Оно показывает итоговую информацию по задачам пользователя и его подчиненным (для руководителя), событиям календаря, почтовым сообщениям и форуму по мероприятиям, работе с документами, по учету времени.

Окно «Мои задачи» показывает списки задач текущего пользователя на закладках «Задания мне» и «Задания от меня». На закладке “Задания мне” отображаются задачи, предназначенные текущему пользователю напрямую, по роли или делегированию. Закладка “Задания от меня” показывает задачи, автором которых является текущий пользователь.

Есть возможность помечать задачу флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим количеством задач.

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и составную части. Реквизиты документа и информация его составной части могут быть использованы при поиске конкретного документа.

В “BAS Документооборот. КОРП” реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по составу версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского, украинского и английского языка.

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информации для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу работников.

В программе реализована ежедневная отчетность работников, включающих в себя данные о времени, проекте, составе работы. На основании этих сведений возможно сформировать разные отчеты о затратах времени работников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Программа позволяет вести общий и персональный календарь и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Календарь можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, мероприятия.

В «BAS Документооборот. КОРП» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для вариантов хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

В «BAS Документооборот. КОРП» предусмотрены встроенные в систему планы обмена с типовыми конфигурациями.

Дополнительно в состав релизов программы включены правила обмена с другими приложениями. Эти правила обмена готовы к использованию и настройке обмена с помощью обработки “Универсальный обмен данными в формате XML”.

«BAS Документооборот. КОРП» может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между «BAS Документооборот. КОРП» и другими приложениями выполняется с помощью веб-сервисов.

Использование программы в качестве библиотеки файлов позволяет:

• Добавлять вложения в объекты внешней информационной базы.
• Разгрузить вашу информационную базу за счет переноса сохраненных файлов в “BAS Документооборот. КОРП”.
• Обеспечить безопасность, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия.
• Интегрировать файлы, связанные с вашей информационной базой, в общий документооборот предприятия.
• Организовать единое хранилище файлов для различных информационных баз и приложений.