Что такое внедрение BAS?

Внедрение BAS как в прочем и любого другого программного обеспечения (далее ПО) это комплекс мероприятий, направленных на то что бы выбранное ПО превратилась в «Продукт», выполняющий предъявленные к нему требования. Т.к. продукты BAS не всегда дают четкие инструкции к действию, особенно в управленческом учете, модель «Купить и пользоваться» зачастую бывает провальной. Кончено можно установить программу и путем проб и ошибок опробовать все возможные варианты ее настройки и моделей учета, реализованных в ней. Но такой подход очень затратен для Заказчика как с точки зрения потерянного времени так и с финансовой точки зрения. Особенностью продуктов BAS является то, что они позволяют одну и туже хозяйственную операцию выполнить несколькими вариантами.

Так вот внедрение — это процесс в рамках которого, специалисты нашей компании помогаю изучить все эти процессы, проанализировать выгоду и риски от каждого из них, разработать новые процессы, при отсутствии таковых и выстроить модель учета, максимально удовлетворяющую Заказчика.

Почему стоит внедрять BAS с нашей помощью?

Наша компания занимается внедрением учетных систем на рынке Украины и стран СНГ более 20 лет. За это время нашими специалистами приобретен опыт, который позволяет быстро, качественно и объективно оценивать требования Заказчика. Подбирать для таких требований решения, в выбранном ПО или предлагать свои уникальные решения, выработанные в прошлых проектах.

Всем прекрасно известно, что, какая бы функциональная система учёта не внедрялась без опытных пользователей, подготовленных к любым сюрпризам учета, она не даст ожидаемого результата. Одной из важнейших задач, решаемых при внедрении, является задача подготовки пользователей. В рамках наших проектов внедрения мы применяем различные технологии внедрения, такие как: лекционно-практические занятия, разработка бумажных и видео инструкций и т.п. Также удачной практикой зарекомендовала себя процедура аттестации пользователей по результатам обучения.

Как происходит внедрение?

Весь процесс внедрения условно можно разделить на несколько ключевых этапов. В некоторых случаях этапы могут быть объединены или упразднены. Объединение или упразднение этапов может зависеть от многих факторов, таких как: выбранное ПО, виды деятельности Заказчика (производство, торговля и т.п.), структуры компании Заказчика (моно компания, группа компаний, холдинг и т.п.), географии внедрения (наличие представительства в удаленных регионах или других странах), количество автоматизируемых разделов учета (регламентированный учет, управленческий учет, МСФО, бюджетирование и т.п.), количества пользователей.

Какие существуют этапы внедрения?

Условно все этапы внедрения можно разделить на три больших класса: предпроектные работы, проектные работы, послепроектные работы.

Предпроектные работы

К предпроектным работам можно отнести такие этапы:

Этап «Знакомство и фиксация первичных требований Заказчика». В рамках этого этапа происходит первое знакомство с Заказчиком, ознакомление с его ожиданиями от автоматизации.

Этап «Предпроектное обследование». В рамках этого этапа происходит изучение процессов, действующих на предприятии Заказчика, поиск скрытых или не очевидных процессов. Такие работы производятся всеми возможными средствами, а именно: интервьюированием ключевых сотрудников, изучением действующего документа оборота, выходных форм., анализом используемой системы учета (если таковая имеется).

Одной из ключевых задач данного этапа является подготовка окончательного предложения по выбору ПО к внедрению с аргументацией всех преимуществ и возможных рисков от его внедрения.

Также в процессе этого этапа происходит изучение имеющегося парка компьютерной техники и анализ его на предмет соответствия с требованиям нового ПО.

Еще одной важной задачей, решаемой в рамках данного этапа, является подготовка предварительной оценки сроков и стоимости планируемого внедрения. Учитывая опыт наших специалистов точность оценки на данном этапе составляет 90-93%.

Результатом данного этапа является документ «Отчёт о предпроектном обследовании», содержащий в себе описание изученных процессов по модели «Как есть», краткое описание как они могут быть реализованы в новой системе, предложение по выбору ПО, рекомендации по замене или оптимизации парка техники, выявленных на данном этапе рисков внедрения, предварительную оценку сроков и стоимости внедрения.

Проектные работы

Этап «Функциональное моделирование». В рамках этого этапа происходит построение модели учета (далее МУ) новой системы автоматизации. Под МУ понимается совокупность действий пользователей и их последовательность, алгоритмы учета, накопления и выборки данных, разработка требуемых механизмов (при их отсутствии). Определение задач к доработке системы и т.п.

На данном этапе происходит очень плотная работа всех служб Заказчика с командой внедрения для принятия и согласования всех решений по будущей системе учета. В рамках согласовательных процессов утверждаются и формализуются все требования к новым системам вплоть от требований к интерфейсу, правам и ролям пользователей и до требований к выходным формам финансовой отчетности, порядку и алгоритмам ее формирования и т.п.

Результатом данного этапа являются документы: «Альбом бизнес-процессов», «Техническое задание на доработку системы».

Этап «Доработка требуемого функционала». В рамках данного этапа производятся работы по разработке алгоритмов переноса остатков, исторических и прочих значений (если таковое требуется); разработка новых форм и алгоритмов работы выбранного ПО; создание механизмов регулярного сопряжения, внедряемого ПО с внешними системами (технологическое, логистическое, конструкторское и прочее ПО).

Этап «Обучение пользователей и разработка инструкций». В рамках данного этапа происходит разработка программы обучения пользователей в зависимости от роли каждого. Составление графика проведения обучения и практических занятий с учётом занятости пользователей в основной деятельности компании. Запись видео инструкций, разработка кратких и развернутых бумажных инструкций.

Еще одной из важных задач данного этапа является аттестация пользователей по результатам обучения. Аттестация может проводиться несколькими способами: анкетированием, решением контрольного примера или любым иным.

Этап «Перенос остатков». В рамках этого этапа производится непосредственный перенос остатков и нормативно-справочных данных из используемых ранее учетных систем. На этом этапе зачастую происходит корректировка переносимых данных, избавление от «задвоений».

Контроль результата такого переноса в обязательном порядке происходит с участием наших методистов для оценки качества перенесенных данных.

Этап «Тестовая эксплуатация». В рамках данного этапа создается экземпляр рабочей базы данных, в которой начинают работать все пользователи. Цель данного этапа выполнить проверку внедряемой системы в «боевых» условиях. Бывают два варианта работы с тестовой базой: двойной учет и внос контрольного примера.

Вариант «Двойной учет» является более предпочтительным т.к. предполагает одновременное ведение учета в «старой» и «новой» учетных системах и анализ тождественности учета на контрольных периодах. Минусом такого варианта является повышенная нагрузка на пользователей на период такой тестовой работы. Данный вариант применим не во всех видах деятельности, к примеру, его невозможно применить при автоматизации розничных торговых сетей.

Вариант «Контрольный пример». В рамках данного варианта тестовой эксплуатации совместно силами Заказчика и Исполнителя составляется контрольный пример бизнес процессов компании, и пользователи совместно с методистами Исполнителя вносят его в новую учетную систему. При этом происходит оценка качества новой учетной системы, выявление ранее не выявленных ошибок в алгоритмах. Такой вариант хорошо подходит для бизнесов, в которых нет возможности вести параллельный учет, к примеру, в розничной торговой сети. Так же такой вариант применяется при внедрении крупных компаний, в которых происходит автоматизация отдельных подразделений или бизнес процессов.

Этап «Промышленная эксплуатация». В рамках данного этапа происходит создание окончательной версии рабочей базы данных новой системы автоматизации учета, в которую переносятся остатки и НСИ на требуемую дату. К которой подключаются все требуемые обмены с внешними системами (сайты, внешнее ПО и т.п.) и в которую пользователи начинают вносить реальные данные. При этом методисты Исполнителя продолжают осуществлять поддержку пользователей на местах, помогаю разобраться им в «не стандартных» ситуациях или проводя дополнительное экспресс обучение.

Результатом данного этапа является развернутая рабочая база данных, переданная на поддержку штатному отделу автоматизации Заказчика, обученные пользователи, ведущие учет в этой базе.

Послепроектные работы

Этап «После проектное сопровождение». В рамках этого этапа специалисты нашей компании могут привлекаться Заказчиком для решения «сложных» задач автоматизации, возникших по мере роста или развития бизнеса после завершения проекта. Также на данном этапе Заказчик может привлекать наших специалистов для решения «редких» задач, таких как «Закрытие месяца», «Расчет себестоимости» и т.п.

Заказать консультацию по условиям внедрения: