Конфигурация «BAS Розничная торговля» предназначена для автоматизации бизнес-процессов розничных торговых точек (магазинов), которые могут входить в распределенную розничную сеть торгового предприятия. Данная система позволяет автоматизировать учет товарных запасов на складах магазинов и учет денежных средств в кассах розничных торговых точек.
Розничная сеть может состоять из произвольного количества магазинов, в которых осуществляется розничная и мелкооптовая продажа товаров. Каждый магазин, в свою очередь, может иметь несколько складов, часть которых используется для хранения товаров, другие – в качестве торговых залов. Торговые залы могут иметь выделенные в учете отделы, представленные в программе отдельными складами. Розничные продажи в торговых залах магазинов могут оформляться на одном или нескольких рабочих местах кассиров.
Описанная структура сети поддерживается информационными базами, созданными на основе конфигурации «BAS Розничная торговля». Программа предоставляет возможность работы в режиме распределенных информационных баз на двух уровнях: по магазинам и рабочим местам кассира.
Распределенная информационная база (РИБ) по магазинам позволяет установить надежный обмен данными между магазинами с разделением документооборота. В главном узле распределенных информационных баз консолидируется информация по всем магазинам сети.
РИБ по рабочим местам предоставляет пользователю оптимизированный по объему данных обмен между сервером магазина и кассовой линейкой, что обеспечивает автономную работу касс.
Обмен данными может производиться автоматически или инициироваться пользователем.
Предусмотрены механизмы администрирования пользователей информационной базы удаленных узлов распределенной информационной базы из главного узла конфигурации «BAS Розничная торговля».
В конфигурации «BAS Розничная торговля» вместе с многомагазинным учетом реализован многофирменный учет, при котором каждый состав (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации.
В системе реализуются механизмы автоматического определения ставки НДС в момент продажи товара со складов магазина. Система налогообложения устанавливается для каждой организации. В момент продажи товара торговый зал (склад) и организация автоматически определяются номенклатурной группой, в которую товар принадлежит. Это делает возможным оформление продаж от имени нескольких организаций, использующих разные системы налогообложения.
Учет торговых операций в конфигурации «BAS Розничная торговля» ведется в одной валюте – в гривнах.
Программа позволяет вести учет продаж товаров и услуг неограниченного количества видов. Для каждого вида товаров может быть указана детализация ведения учета складских запасов по номенклатурным позициям или с учетом их характеристик. Для вида номенклатуры определяются шаблоны ценников и этикеток, необходимые для представления товара в торговом зале.
Для каждой учетной позиции предоставляется возможность хранить данные об артикуле, единице измерения, наборах упаковок, ставке НДС, стране происхождения товара. Пользователь может ввести описание товара и сохранить его изображение, а также определить виды дополнительных реквизитов и сведений о товаре, которые следует хранить в системе.
Ведется раздельный учет движения и продаж товаров, закупленных от поставщика, и наборов, собранных непосредственно в магазине.
Программа поддерживает технологию штрихового кодирования товара, предоставляя пользователю возможность сохранения информации о коде производителя или генерации внутреннего штрихового кода как для искусственного, так и для весового товара. Программа хранит и распознает штриховые коды разных типов: CODE 128, CODE 39, EAN 128, EAN 13, EAN 8.
В конфигурации «BAS Розничная торговля» поддерживается управление ассортиментом мультиформатной сети. Программа позволяет группировать магазины по форматам и формировать ассортимент для каждого отдельного формата.
Ассортимент магазина формируется из товарных категорий, глубина которых определяется пользователем. Категории наполняются номенклатурными позициями, предназначенными в ассортименте данного формата магазинов. Предоставляется возможность контролировать наполнение категорий и наличие предназначенного в ассортименте товара в остатке каждого магазина.
Для каждого продукта определяется роль в ассортименте магазина: основной, дополнительный либо пробный продукт. Поддерживается управление жизненным циклом товара в сети: назначение дат начала и завершения покупок или продаж.
В конфигурации «BAS Розничная торговля» поддерживаются разные способы управления розничными ценами в торговой сети. Центральный офис сети может назначать розничные цены как для всей сети в целом, так и отдельного формата магазинов или каждого магазина отдельно. На отдельные группы номенклатуры розничные цены также могут назначаться менеджером магазина.
При вводе информации о поступлении товара пользователь может контролировать изменение цены покупки товара и принимать решение о назначении новой розничной цены. Система предоставляет удобный сервис для расчета цены с учетом величины изменений цен покупки.
Реализовано отсроченное применение розничной цены, при котором можно применить назначенные в офисе новые цены для всей или части номенклатуры в любой технологически оговоренный момент времени.
В конфигурации «BAS Розничная торговля» ценники и этикетки можно формировать и печатать как из документа ценообразования, так и из специального интерфейса.
Конфигурация «BAS Розничная торговля» предоставляет широкие возможности управления скидками от установленной розничной цены в зависимости от различных условий и ситуаций:
■ количества товара в чеке,
■ суммы чека,
■ времени покупки,
■ вида дисконтной карты покупателя,
■ личных данных покупателя,
■ количества купленного товара,
■ суммы покупки,
■ подарок при покупке набора товаров и т.д.
Условия предоставления скидки вынесены в отдельный справочник. Это позволяет предоставлять скидку при одновременном исполнении нескольких разнородных условий. Поддерживаются накопительные схемы как с заменой, так и без замены дисконтных карт покупателя при пересечении порога накопления, учете подарочных сертификатов. Скидки рассчитываются автоматически или по команде пользователя.
Конфигурация поддерживает учет следующих сделок с товарами:
■ заказ поставщику,
■ заказ на перемещение,
■ поступления от поставщика,
■ сбор товаров,
■ реализация в розницу и мелкой оптом,
■ перемещение товаров между магазинами,
■ перемещение между складами одного магазина,
■ инвентаризация,
■ оприходование,
■ списание,
■ передача между организациями.
окументы поступления и реализации могут оформляться с использованием ордерной схемы в соответствии с настройками магазина. Ордерная схема представляет собой перемещение в буферный список товаров, необходимых для принятия или отгрузки со склада. Фактическая же операция с товарным остатком на складе производится документами Расходный ордер на товары или Приходный ордер на товары. Перемещение между складами одного магазина выполняется с помощью отдельного документа Ордер на перемещение.
Программа поддерживает схему централизованного снабжения розничной сети из состава управляющей системы с помощью документов Заказ на перемещение и Перемещение товаров. Перемещения между магазинами всегда производятся по ордерной схеме для обеспечения правильных товарных остатков по каждому из магазинов.
Поступление товара от поставщика в конфигурации «BAS Розничная торговля» оформляется на основе накладной поставщика, сопровождающего поставку, или на основании заказа поставщику. В последнем случае пользователю предоставляется отчет о тщательности поставщика, в котором для каждого поставщика выводится информация о разногласиях при поставке товара или несвоевременности поступления товара.
Реализована функциональность, позволяющая ввести и сохранить в программе сведения об имеющихся расхождениях между количеством поступившего фактически товара и указанного в сопроводительных документах. Поддерживается печать «Акта о разногласиях».
Заказы на перемещение и заказы поставщику могут быть составлены менеджером магазина на основании анализа продаж и остатков товара в торговом зале и на складах магазина.
Реализованы схемы автоматического распределения товаров по отделам магазина: при фактической приемке товара оператор может распределить поставку по отделам (складам) магазина в зависимости от номенклатурной группы товара.
Конфигурация «BAS Розничная торговля» позволяет производить анализ любых складских операций. Регистрация возвратов от покупателя и возврат поставщику, списание товара могут производиться с указанием причины выполняемого действия. Отчет в разрезе аналитик хозяйственных операций дает пользователю подробную информацию о размерах и причинах потерь при ведении торговой деятельности.
В программе предоставляется возможность вести планирование и учет производимых платежей за поставленные товары. Поддерживается учет наличных оплат, исполненных в кассе магазина, и регистрация безналичных платежей в разрезе заказов поставщику или поступлений товаров. Пользователь может также зарегистрировать предоплаты и позже привязать их к поставкам с помощью специальных сервисов.
Отчеты разрешают оценить текущие потребности в денежных средствах и состояние взаиморасчетов с поставщиками.
Конфигурация «BAS Розничная торговля» предоставляет пользователю специализированный интерфейс рабочего места кассира (РМК) для оформления розничных продаж потоковым методом. Интерфейс РМК адаптирован для использования на дисплеях небольшого размера и работы с программируемой клавиатурой. Интерфейс РМК позволяет ограничить возможности кассира только допустимыми операциями в соответствии с принятой на предприятии технологией ведения кассовых операций. Конфигурация позволяет кассиру регистрировать продажу товара на разные организации и печатать чеки на фискальном регистраторе, соответствующем организации.
Поддержаны операции возврата товаров от покупателя в течение рабочего дня и после закрытия кассовой смены. При возврате автоматически формируется пакет необходимых документов.
Поддерживается учет разных видов оплаты: оплата наличными, платежной картой, банковским кредитом и подарочными сертификатами. Расширены возможности учета денежных средств: система позволяет учитывать денежные средства, внесенные в кассу ККМ для размена, и частичное изъятие средств из кассы ККМ. Поддерживается инкассирование денежных средств в банк из кассы магазина.
В конфигурации «BAS Розничная торговля» поддерживается планирование и регистрация фактического рабочего времени сотрудников магазина, а также оформление продаж с указанием обслужившего покупателя продавца. Это позволяет контролировать работников и применять прозрачную систему мотивации продавцов.
В программе также регистрируются сведения о выплате из кассы заработной платы сотрудникам магазина.
Программа дает возможность регистрировать данные опроса покупателей при выдаче дисконтной карты, а также проводить периодические повторные опросы определенных групп покупателей. Ответы покупателей может вводить кассир непосредственно при оформлении покупки или менеджер по опросным листкам.
Предоставленные конфигурацией отчеты позволяют проводить анализ продаж зарегистрированных покупателей в зависимости от ответов на вопросы анкеты.
Возможность вносить и хранить данные о количестве посетителей позволяет получить данные о конвертации посетителей наряду с другими показателями эффективности магазинов, такими как количество и средняя сумма чека, сумма продаж на квадратный метр площади торгового зала и т.д.
В конфигурации «BAS Розничная торговля» формируется более 30 видов аналитических отчетов с разным уровнем группировки и подробными расшифровками по всем видам операций. Представлены абсолютные значения характеристик за период, средние значения, динамика характеристик с течением времени и относительные характеристики эффективности торговых операций. Особое внимание уделено анализу продаж, как в разрезе товарных групп, так и групп покупателей, оценке эффективности применяемых скидок, распродаж.
Конфигурация «BAS Розничная торговля» позволяет работать с фискальными регистраторами, предоставляя в соответствии с законодательством все необходимые отчеты по кассовому изменению. Пользователю предоставляется возможность установки шаблонов для печати чеков и кассовых ордеров на подключенных ленточных принтерах.
Предоставляется возможность принимать оплату по банковским платежным картам с помощью эквайрингового терминала.
Поддерживается работа и с другими видами используемого в розничной торговле оборудования: дисплеями покупателей, считывателями магнитных карт, а также оборудованием для поддержки технологии штрихкодирования: сканеры штрихкодов, терминалы сборки данных, принтеры штрихкодов и весы с возможностью печати этикеток.
В конфигурации «BAS Розничная торговля» поддерживается двусторонний обмен данными с конфигурацией «BAS Управление торговлей». При совместном использовании конфигурация «BAS Управление торговлей» выступает в роли управляющей системы, поставляющей в конфигурацию «BAS Розничная торговля» нормативно-справочную информацию. Конфигурация «BAS Розничная торговля» обеспечивает оперативный учет сделок в магазинах торговой сети.
В конфигурации «BAS Розничная торговля» поддерживается двусторонний обмен данными с конфигурацией «Бухгалтерия для Украины», редакции 2.0. При совместном использовании конфигураций оперативный учет движений и остатков товаров и денежных средств производится в конфигурации «BAS Розничная торговля». Конфигурация «Бухгалтерия для Украины» обеспечивает регламентный учет операций.
Пользовательский интерфейс в программе формируется автоматически и имеет ряд закономерностей, понимание которых позволяет пользователю быстро ориентироваться в программе.
Основное окно программы предназначено для навигации по прикладному решению. В верхнем правом углу размещена информация о конфигурации, базе данных, текущем пользователе (область 1). Справа расположены команды вызова календаря, калькулятора, формирование ссылки на объект и перехода по ссылке, кнопки управления окном (область 2).
Панель разделов – самый большой раздел функциональности прикладного решения – расположена слева (область 3).
При активизации раздела вся функциональность соответствующего раздела представляется пользователю посредством команд в отдельном окне. При выборе одной из команд форма раскрывается в центре основного окна рабочей области (область 4). Над рабочей областью расположена панель страниц уже открытых пользователем форм (область 5).
Часто используемые команды расположены в левом верхнем углу (область 6, слева направо):
■ команда быстрого перехода к разделам программы;
■ переход к «Избранному» – список документов, отчетов и сервисов, созданный пользователем;
■ история открытых форм – список форм, которые уже могут быть закрыты, в отличие от страниц открытых форм в области 5;
■ открытие формы полнотекстового поиска.
Список документов или элементов справочника, открываемый в рабочей области, содержит заголовок.
В верхней части списка находится строка быстрых отборов элементов списка, ниже командная панель списка, на которой размещаются команды групповых действий над выделенными элементами. Во всех списках документов команды в панели сгруппированы в типовые группы и расположены в одном порядке.
Форма элемента похожа на основную форму конфигурации: справа расположена панель навигации элемента, содержащая ссылки на связанные с элементом списки. Под заголовком элемента расположена командная панель элемента, несущая команды действий над всем объектом.
При наличии нескольких табличных частей каждая из них имеет свою командную панель, в которой размещены команды действий со строчками табличной части. К примеру, в командной панели табличной части Товара по факту размещена команда загрузки из терминала сбора данных.
Как правило, форма документов имеет несколько областей:
■ область реквизитов шапки документов расположена в верхней части формы над табличной частью;
■ табличные части документов, если их несколько, обычно размещаются на отдельных страницах;
■ область итогов расположена под табличной частью.
■ пользователь, создавший документ, отображается в поле Ответственный, расположенном в нижней части формы. Там же отображается текущий статус документа.
Формы элементов справочников отличаются большим разнообразием, но они имеют панель навигации переходов к связанным справочникам и командную панель элемента.