Що таке впровадження BAS?

Впровадження BAS як в іншому й любого іншого програмного забезпечення (далі ПЗ) це комплекс заходів, спрямованих на те щоб обране ПЗ перетворилось на «Продукт», який виконує пред’явлені до нього вимоги. Так як продукти BAS не завжди дають чіткі інструкції до дії, особливо у управлінському обліку, модель «Купити й використовувати» не часто буває правильною. Звісно можливо встановити програму й шляхом проб та помилок опробувати усі можливі варіанти її настройки та моделей обліку, реалізованих у ній. Але такий підхід дуже витратний для Замовника як з точки зору втраченого часу так й з фінансової точки зору. Особливістю продуктів BAS є те, що вони дозволяють одну й ту саму господарську операцію виконати кількома варіантами.

Так ось впровадження — це процес у рамках якого, спеціалісти нашої компанії допомагають вивчити усі ці процеси, проаналізувати вигоду й ризики від кожного з них, розробити нові процеси, при відсутності таких й побудувати модель обліку, які максимально задовольнять Замовника.

Чому варто впроваджувати BAS з нашою допомогою?

Наша компанія займається впровадженням облікових систем на ринку України та країнах СНД більше 20 років. За цей час нашими спеціалістами набутий досвід, який дозволяє швидко, якісно та об’єктивно оцінювати вимоги Замовника. Підбирати для таких вимог рішення, у обраному ПЗ або пропонувати свої унікальні рішення, обрані у минулих проектах.

Усім чудово відомо, що, яка б функціональна система обліку не впроваджувалась без досвідчених користувачів, підготованих до любих сюрпризів обліку, вона не дасть очікуваного результату. Однією з важливіших задач, вирішуємих при впроваджені, є задача підготовки користувачів. В рамках наших проектів впровадження ми застосовуємо різні технології впровадження, такі як: лекційно-практичні заняття, розробка паперових та відео інструкцій та інше. Також вдалою практикою зарекомендувала себе процедура атестації користувачів за результатами навчання.

Як відбувається впровадження BAS?

Увесь процес впровадження умовно можливо розділити на кілька ключових етапів. У окремих випадках етапи можуть бути об’єднані або скасовано. Об’єднання або скасування етапів може залежати від багатьох факторів, таких як: обране ПЗ, види діяльності Замовника (виробництво, торгівля та інше), структури компанії Замовника (моно компанія, група компаній, холдинг та інше), географії впровадження (наявність представництва у віддалених регіонах або інших країнах), кількість автоматизованих розділів обліку (регламентований облік, управлінський облік, МСФЗ, бюджетування та інше), кількість користувачів.

Які існують етапи впровадження BAS?

Умовно усі етапи впровадження можливо розділити на три великі класи: передпроектні роботи, проектні роботи, післяпроектні роботи.

Передпроектні роботи

До передпроектних робіт можливо віднести такі етапи:

Етап «Знайомство та фіксація первинних вимог Замовника». У рамках цього етапу відбувається перше знайомство з Замовником, ознайомлення з його очікуваннями від автоматизації.

Етап «Передпроектне обстеження». У рамках цього етапу відбувається вивчення процесів, які діють на підприємстві Замовника, пошук прихованих або не очевидних процесів. Такі роботи виконуються усіма можливими засобами, а саме: інтерв’юванням ключових працівників, вивченням чинного документообігу, вихідних форм, аналізом системи, яку використовують для обліку на разі (якщо така є).

Однією з ключових задач даного етапу є підготовка остаточної пропозиції з вибору ПЗ до впровадження з аргументацією усіх переваг й можливих ризиків від його впровадження.

Також у процесі цього етапу відбувається вивчення наявного парку комп’ютерної техніки й аналіз його на предмет відповідності до вимог нового ПЗ.

Ще однією важливою задачею, яка вирішується у рамках даного етапу, є підготовка попередньої оцінки термінів та вартості планованого впровадження. Враховуючи досвід наших спеціалістів точність оцінки на даному етапі складає 90-93%.

Результатом даного етапу є документ «Звіт з передпроектного обстеження», містить у собі опис вивчених процесів за моделлю «Як є», короткий опис як вони можуть бути реалізовані у новій системі, пропозицію з вибору ПЗ, рекомендації по зміні або оптимізації парка техніки, виявлених на даному етапі ризиків впровадження, попередню оцінку термінів та вартості впровадження.

Проектні роботи

Етап «Функціональне моделювання».

У рамках цього етапу відбувається побудова модель обліку (далі МО) у новій системі автоматизації. Під МО розуміється сукупність дій користувачів та їх послідовність, алгоритми обліку, накопичення та вибірки даних, розробка потрібних механізмів (при їх відсутності). Визначення задач з доробки системи та інше.

На даному етапі відбувається дуже щільна робота усіх служб Замовника з командою впровадження для прийняття та погодження усіх рішень, які стосуються майбутніх систем обліку. У рамках погоджувальних процесів затверджуються та формалізуються усі вимоги до нових систем аж до вимог до інтерфейсу, правам та ролям користувачів й до вимог до вихідних формам фінансової звітності, порядку та алгоритмам її формування та інше.

Результатом даного етапу є документи: «Альбом бізнес-процесів», «Технічного завдання на доробку системи».

Етап «Доробка потрібного функціоналу».

У рамках даного етапу відбуваються роботи з розробки алгоритмів перенесення залишків, історичних та інших значень (якщо таке потрібно); розробка нових форм та алгоритмів роботи обраного ПЗ; створення механізмів регулярного сполучення, впроваджуемого ПЗ з зовнішніми системами (технологічне, логічне, конструкторське та інше ПЗ).

Етап «Навчання користувачів та розробка інструкцій». У рамках даного етапу відбувається розробка програми навчання користувачів у залежності від ролі кожного. Складання графіку проведення навчання та практичних занять з урахуванням зайнятості користувачів у основній діяльності компанії. Запис відео інструкцій, розробка коротких та розгорнутих паперових інструкцій.

Ще однією з важливих задач даного етапу є атестація користувачів за результатами навчання. Атестація може проводитись кількома засобами: анкетуванням, рішенням контрольного прикладу або любим іншим.

Етап «Перенесення залишків».

У рамках цього етапу відбувається безпосереднє перенесення залишків та нормативно-довідкових даних з облікових систем, які використовувались раніше. На цьому етапі часто відбувається корегування переносимих даних, позбавлення від «здвоєнь».

Контроль результату такого переносну у обов’язковому порядку відбувається за участі наших методистів для оцінки якості перенесення даних.

Етап «Тестова експлуатація».

У рамках даного етапу створюється екземпляр робочої бази даних, в якій починають працювати усі користувачі. Ціль даного етапу виконати перевірку впровадженої системи у «бойових» умовах. Бувають два варіанті роботи з тестовою базою: подвійний облік та внесення контрольного прикладу.

Варіант «Подвійного обліку» є більш кращим так як передбачає одночасне введення обліку у «старій» та «новій» облікових системах й аналіз тотожності обліку на контрольних періодах. Мінусом такого варіанту є підвищене навантаження на користувачів на період такої тестової роботи. Даний варіант застосуємо не во всіх видах діяльності, наприклад, його неможливість застосувати при автоматизації роздрібних торговельних мереж.

Варіант «Контрольний приклад». В рамках даного варіанту тестової експлуатації сумісно силами Замовника та Виконавця складається контрольний приклад бізнес процесів компанії, та користувачі сумісно з методистами Виконавця вносять його у нову облікову систему. При цьому відбувається оцінка якості нової облікової системи, виявлення раніше не виявлених помилок у алгоритмах. Такий варіант добре підходить для бізнесів, у яких немає можливості вести паралельний облік, наприклад, у роздрібній торговій мережі. Також такий варіант застосовується при впровадженні у великих компаній, у яких відбувається автоматизація окремих підрозділів або бізнес процесів.

Етап «Промислова експлуатація».

У рамках даного етапу відбувається створення кінцевої версії робочої бази даних нової системи автоматизації обліку, у яку переносяться залишки та НДІ на потрібну дату. До якої підключаються усі потрібні обміни з зовнішніми системами (сайти, зовнішнє ПЗ та інше) й в яку користувачі починають вносити реальні дані. При цьому методисти Виконавця продовжують виконувати підтримку користувачів на місцях, допомагаючи їм розібратися у «не стандартних» ситуаціях або провівши додаткове експрес навчання.

Результатом даного етапу являється розгорнута робоча база даних, передана на підтримку штатному відділу автоматизації Замовника, навчані користувачі, які ведуть облік у цій базі.

Післяпроектні роботи

Етап «Після проектний супровід». У рамках цього етапу спеціалісти нашої компанії можуть залучатися Замовником для рішення «складних» задач автоматизації, які виникли по мірі росту або розвитку бізнесу після завершення проекту. Також на даному етапі Замовник може залучати наших спеціалістів для рішення «рідкісних» задач, таких як «Закриття місяця», «Розрахунок собівартости» та інші.

Замовити консультацію по умовах впровадження: