Лінія магазинів “EVA” – найбільша національна мережа магазинів красоти й здоров’я, яка пропонує широкий асортимент товарів декоративної косметики, товари по догляду за лицем та тілом, біжутерію, аксесуари, побутові товари, а також товари по догляду за дітьми. Більше 5 000 000 людей є користувачами програми лояльности “EVA МОЗАЇКА”.
За 16 років компанія зросла до 800 магазинів по усій території України (станом на 18.03.2019), представила більш ніж 30 000 асортиментних позицій, а також заснувала 37 власних торгових марок. Зараз штат співробітників мережі нараховує більше 9 000 чоловік. “EVA” дотримується самих високих стандартів роботи з клієнтами та високого рівня корпоративної культури, що відображено у моделі сервісу компанії: “EVA” – це найкраща подруга, яка дарує щастя бути собою».
Компанія з цілю більш швидкого отримання активів використовує таку розповсюджену взаємодію як договори оренди. У зв’язку з початком ведення міжнародного обліку з 01.01.19 року та першим обов’язковим застосуванням стандарту “IFRS 16” «Оренда», була поставлена задача автоматизувати повноцінний міжнародний облік у рамках “IFRS 16” та впровадити його у бізнес-процес існуючого бухгалтерського обліку.
Додатковим винятком є спрощення застосування стандарту, коли орендатор може не слідувати вимогам стандарту та відносити витрати періоду витрат:
1) По короткостроковим договорам;
2) По договорам, об’єктом котрих є активи з низькою вартістю.
У якості компанії з питань автоматизації обліку й впровадження рішень «Управління виробничим підприємством» виступила компанія «АБ Центр». Після ряду зустрічей зі спеціалістами ТОВ «АБ-Центр», керівником проекту зі сторони Замовника були сформульовані основні цілі та задачі:
- Класифікувати активні договори оренди
- Визнати необоротний актив: право використання
- Визнати зобов’язання по оренді
- Визнати витрати за відсотками
У компанії «РУШ» більше 700 договорів оренди, в основному вони на довгостроковій підставі 3-5 років. На момент початку автоматизації були виділені 16 додаткових видів умов договору оренди. Відповідно, з’явилася потреба у механізмі обліку, який дозволить враховувати параметри необхідні для автоматичного формування коректної поточної вартості необоротного активу – право використання та сум нарахованих відсотків.
У рамках проекту впровадження спеціалістами ТОВ «АБ-Центр» була додана довідкова інформація (нові реквізити) у договір контрагента та нематеріальні активи.
Для обліку договорів оренди як нематеріальних активів внесені зміни у типові документи по вводу в експлуатацію та списання НМА.
Розроблено новий документ для фіксації в обліку факту визнання договору оренди фінансовим інструментом, його облікові та розрахункові параметри, виконати розрахунок дисконтування вартості майбутнього необоротного активу.
Для відображення операцій, пов’язаних з щомісячним розрахунком та нарахуванням відсотків й амортизації активу права оренди як об’єкту нематеріального активу, були внесені зміни до документу амортизація НМА.
Для обліку операцій пролонгування або модифікації договору оренди та подальшого обліку, пов’язаного зі змінами параметрів активу права оренди як нематеріального активу, було змінено документ Модернізація НМА.
Були розроблені механізми контролю дублів при створені об’єкту НМА, визнані його фінансовим інструментом та модернізації.
Для оформлення у обліку вибуття об’єкту оренди після закінчення фактичного терміну оренди та дострокового розірвання договору оренди було змінено документ «Списання НМА».
Для відображення операцій, пов’язаних з нематеріальними активами, було розроблено додатковий функціонал для роботи користувачів, а саме добавлені групові обробки для створення документів:
- Визнання фінансового інструменту
- Створення НМА та прийняття його на облік
- Модернізація НМА
Підсистема повністю введена у експлуатацію у рамках визначених задач. Задачі автоматизації вирішенні на відповідному якісному рівні завдяки функціональним можливостям продукту «Управління виробничим підприємством» та досвіду працівників компанії «АБ-Центр». Система впроваджена у рамках запланованого бюджету та терміну.
Впровадження нової підсистеми обліку дозволило вирішити одну з найбільш об’ємних задач в обліку компанії та як результат оптимізувати часові витрати й бізнес-процес ведення договорів оренди.