BAS Документообіг КОРП

Програма “BAS Документообіг. КОРП” дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядного документообігу відповідно до основних постанов та законів, котрі регулюють ведення діловодства й документообігу в Україні:

• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV “Про електронні документи та електронний документообіг”;
• Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”;
• Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР “Про звернення громадян”;
• Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”;
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”.

“BAS Документообіг. КОРП” дозволяє працювати з документами любих типів. Кожний документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів котрий відповідає “Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997”, постанови КМУ “Про затвердження типового порядку виконання електронного документообігу в органах“.

Зберігання та права доступу

В конфігурації програми “BAS Документообіг. КОРП” внутршні документи й файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.

Структура папок може формуватися у відповідності з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папки встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.

Додатково до цього всі дані конфігурації “BAS Документообіг. КОРП” обмежується правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів та груп фізичних осіб, організацій й питань діяльності.

Безпосередньо файли можуть зберігатись як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

Автоматичне завантаження файлів з каталогу

Програма може автоматично завантажувати файли з вказаного каталогу у локальній мережі. Як тільки у цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони одразу переносяться до папки Документообігу з зберіганням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються та можуть бути негайно додані до документообігу вашого підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами й іншими додатками.

Реєстрація вхідних та вихідних документів

“BAS Документообіг. КОРП” дозволяє вести облік й реєстрацію вхідних та вихідних кореспонденцій. При цьому виконується автоматична генерація скрізних реєстраційних номерів за складними правилам.

Реєстрація документів виконується у відповідності з державними стандартами, типовими інструкціями та традиціями вітчизняного діловодства.

Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

• Облік документів, що надійшли, друк штрихкодів й реєстраційних штампів.
• Автоматизація процедури розгляду документів та подальша постанова на контроль.
• Оповіщення виконавців.
• Підтримка регламентованих строків виконання документів.
• Формування справ, передача закритих справ до архівного зберігання або знищення.
• Наступне формування звітів з надходження та виконання документів, по прострочених документах.

Облік звернень громадян

В програмі передбачена реєстрація й обробка звернень громадян у відповідності до Закону України №393/96-ВР від 02.10.1996 “Про звернення громадян”.

Передбачено облік дублікатів й повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян до інших організацій та від них.

Для роботи зі зверненнями громадян використовується спеціалізоване робоче місце, в якому спеціаліст відразу бачить усі звернення, які надійшли від громадян, історію листування та іншу додаткову інформацію по ним. Для аналізу й контролю виконання звернень громадян використовуються звіти “Виконання звернень громадян”, “Структура звернень за період”, “Динаміка кількості звернень”, “Список звернень громадян”.

Облік договорів

У “BAS Документообіг. КОРП” автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:

• Підготовка проекту договору.
• Узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє.
• Облік усіх пов’язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоді.
• Облік й контроль строків дії договорів.
• Автоматичне продовження строків дії по правилам, вказаним у договорі.
• Багатовалютний облік сум договорів.
• Облік й контроль виконання фінансових зобов’язань по договору.
• Контроль наявності документів, які супроводжують договір, наприклад, рахунок-фактура.
• Контроль повернення переданих екземплярів документів по договору.
• Розірвання договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як “Список заключених договорів”, “Договори,  яких закінчується термін дії”, “Супровідні документи за договором”, “Динаміка кількості укладених договорів”, “Динаміка сум укладених договорів”, “Розірвані договори”.

Сканування

У “BAS Документообіг. КОРП” передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів й файлів зі сканерів любих типів, якы підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування відбувається у формати jpg, pdf та tif, в том числі й багатосторінковий.

Підтримуються потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів документів й формування багатосторінкових tif або pdf файлів.

Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень й повнотекстовий пошук за розпізнаними документами.

Електрона пошта

Вбудована у “BAS Документообіг. КОРП” внутрішня пошта дозволяє:

• Надсилати по електронній пошті безпосередньо з програми любі документи або файли.
• Завантажувати вхідні або внутрішні документи по електронній пошті.
• При використанні ЕЦП, надсилати та отримувати підписані й зашифровані файли.
• Виконувати пошук листів за реквізитам й за допомогою швидкого пошуку, шукати серед іншого, й по текстовому змісту листів.
• Крім цього, програма автоматично відстежує пошту й повідомляє, у окремому повідомлені, яке спливає у правом нижньому вуглі, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма сповіщає про це, виводячи гіперпосилання в області повідомлень й у карточці листа.

Виконання завдань по пошті

Завдання можливо виконувати за допомогою пошти, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, які програма розсилає автоматично.

Перегляд, редагування й контроль версій

Для перегляду й редагування документів “BAS Документообіг. КОРП” використовує відповідні програми, які установлені на локальних комп’ютерах користувачів.

Повсякденна робота з документами й файлами виконується безпосередньо на “робочому столі”; користувач бачить список редагованих документів й список невиконаних завдань, передбачена настройка “Робочого столу” з можливістю вилучити, додати або змінити місцями елементи конкретного розділу.

“BAS Документообіг. КОРП” забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключається завдяки механізму блокування файлів.

При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати та часу створення.

Безпосередньо з картки файлу можливо переглянути список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

Шаблони документів й файлів

В “BAS Документообіг. КОРП” користувачі можуть налаштовувати та використовувати автоматично запонюємі шаблони файлів та документів. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблона автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.

При створенні нового документу з шаблона його реквізити одразу заповнюються по шаблону, та до документу автоматично доєднуються усі вказані у шаблоні файли, котрі, в свою чергу, також автоматично заповнюються на підставі реквізитів документу.

Штрихкодування документів

В “BAS Документообіг. КОРП” всім документам автоматично присвоюється штрихкод, який можна:

• Роздрукувати на окремому листі.
• Роздрукувати поверх титульного листа паперового документу.
• Роздрукувати на наклейці.
• Вставити в електронний документ як зображення.

Штрихкоди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів й для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

В “BAS Документообіг. КОРП” користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер й дату реєстрації, штрихкод. Реєстраційний штамп мож друкуватись як на окремому листі, так і поверх титульного листа паперового документу.

Зв’язок між документів

В “BAS Документообіг. КОРП” передбачені стандартні зв’язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації документів у відповідь. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв’язки між документами й вказати правила використання цих зв’язків для видів документів. Підтримуються одиничні, множинні, однобічні та двобічні зв’язки.

Кілька резолюцій в документах

В карточці документу “BAS Документообіг. КОРП” можливо вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом “Розгляд” або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть бути не тільки співробітники вашого підприємства або закладу, но й посадові особи сторонніх організацій.

Переадресація вхідних документів

В програмі “BAS Документообіг. КОРП” можливо враховувати переадресацію вхідних документів в стороні організації, а також отримання переадресованих вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати строки виконання переадресованих документів.

Контроль переданих документів

Передбачено облік передачі документі посадовими особами кореспондентів та контроль строків повернення переданих документів.

В програмі “BAS Документообіг. КОРП” колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:

• Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника й з його резолюцією повертається до автору документу. При цьому безпосередньо у процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення.
• Виконання: документ передається на виконання усім користувачам за списком й контролеру для дотримання виконавчої дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
• Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження вказаним респондентам та потім повертаються до автору цього бізнес-процесу для ознайомлення с результатами погодження або підправки на повторне погодження. В “BAS Документообіг. КОРП” підтримуються такі варіанти погодження, як:
  • Паралельне;
  • Послідовне;
  • Змішане (паралельне та послідовне), у тому числі й з урахуванням умов маршрутизації.
• Затвердження: документ попадає на затвердження до відповідальної особи й повертається до автора документу для ознайомлення з результатом затвердження.
• Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номеру, проставляння печатки організації та відправки кореспонденту.
• Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається усім користувачам за списком для ознайомлення.
• Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можливо видавати доручення співробітникам й перевіряти їх виконання.
• Обробка вхідних документів: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідних документів – розгляд, виконання, передача до справи.
• Обробка вихідних документів: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідних документів – узгодження, затвердження, реєстрація.

Передбачена можливість назначати завдання не лише понкретним виконавцям, але й ролям користувачів. Так, наприклад, документ можливо відправити на затвердження ролі “Директор”, і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в цей момент виконує цю роль, – самому директору або його заступнику.

Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів для кожного виду документів з урахуванням умов маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума котрих перевищує 20 тисяч гривень, буде використовувано один шаблон, а для узгодження усіх інших договорів – інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватись в режимі конструктора або на вбудованій мові.

Строки використання бізнес-процесів контролюється з урахуванням графіків роботи співробітників та можуть вимірюватись не тільки в днях, але й в годинах та навіть хвилинах.

Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом.

Підтримується ієрархія підпорядкованість бізнес-процесів та їх завдань. При створенні бізнес-процесу можливо вказати, що він є підпорядкованим по відношенні до завдання іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесі та завдань, котрі можуть бачити усі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням їх прав доступу.

Також є можливість тимчасово припинити бізнес-процеси, таке припинення розповсюджується на усі підпорядковані бізнес-процеси та їх завдання.

Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами

Основне призначення цього механізму інтеграції – автоматизувати такі процеси обробки даних, які перетинають кордони різних інформаційних баз; зробити перетин цих кордонів непомітним для користувачів. Приклад бізнес-процесу, який перетинає кордон конфігурацій: процес обробки замовлень покупців починається в інформаційній базі “Управління торгівлею” редакція 3, продовжується в “BAS Документообіг. КОРП” й закінчується знову у “Управління торгівлею”.

Вікно “Поточні справи” на робочому столі відкривається при старті програми. Воно показує підсумкову інформацію по завданнях користувача та його підлеглих (для керівника), подіям календаря, поштовим повідомленням й форуму по заходах, по роботі з документами, по обліку часу.

Вікно “Мої завдання” показує списки завдань поточного користувача на закладках “Завдання мені” та “Завдання від мене”. На закладці “Завдання мені” відображаються завдання, призначені поточному користувачу безпосередньо, за роллю або делеговані. Закладка “Завдання від мене” показує завдання, автором яких є поточних користувач.

Є можливість помічати завдання прапорцями різних кольорів. Це зручно при роботі з великою кількістю завдань.

Електронний документ є структурований набір даних, який містить реквізитну та складену частини. Реквізити документу й інформація його складової частини можуть бути використані у процесі пошуку конкретного документу.

В “BAS Документообіг. КОРП” реалізовано повнотекстовий пошук любих даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але й по складу версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології руської, української й англійської мови.

Данні обліку робочого часу й можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень та дозволяють оптимізувати роботу працівників.

В програмі реалізовано щоденну звітність працівників, які включають до себе дані про час, проект, склад роботи. На підставі цих відомостей можливо сформувати різні звіти про витрати часу працівників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.

Програма дозволяє вести загальний й персональний календарі й підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Календар можливо створити на підставі любого іншого предмета програми, наприклад, завдання, документу, листа, заходу.

В “BAS Документообіг. КОРП” передбачено роботу в режимі розподіленої інформаційної бази, в том числі й для варіантів зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

В “BAS Документообіг. КОРП” передбачені вбудовані в систему плани обміну з типовими конфігураціями.

Додатково у склад релізів програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання й налаштування обміну за допомогою обробки “Універсальний обмін даними в форматі XML”.

“BAS Документообіг. КОРП” може виступати як зовнішня по відношенні до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між “BAS Документообіг. КОРП” та іншими додатками виконується за допомогою веб-сервісів.

Використання програми як бібліотеки файлів дозволяє:

• Додавати вкладення до об’єктів зовнішньої інформаційної бази.
• Розвантажити вашу інформаційну базу за рахунок перенесення збережених файлів до “BAS Документообіг. КОРП”.
• Забезпечити безпеку, надійне й централізоване зберігання неструктурованої інформації вашого підприємства.
• Інтегрувати файли, пов’язані з вашою інформаційною базою, у загальний документообіг підприємства.
• Організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз та додатків.