Що таке впровадження “BAS”?
Впровадження “BAS” як в загалі й любого іншого програмного забезпечення (далі ПЗ) це комплекс заходів, спрямованих на то щоб обране ПЗ перетворилось у «Продукт», який буде відповідати усім заявленим вимогам. Т.я. продукти “BAS” не завжди дають чіткі інструкції до дії, особливо в управлінському обліку, модель «Купив та користуйся» часто буває провальною. Звісно можливо встановити програму й шляхом проб та помилок спробувати усі можливі варіанти її настройки й моделей обліку, реалізованих у ній. Але такий підхід дуже витратний для Замовника як з точки зору втраченого часу так й з фінансової точки зору. Особливістю продуктів “BAS” є те, що вони дозволяють одну й тужу господарську операцію виконати кількома варіантами.
Так ось впровадження — це процес у рамках якого, спеціалісти нашої компанії допомагають вивчити усі ці процеси, проаналізувати вигоду й ризики від кожного з них, розробити нові процеси, за відсутності таких та побудувати модель обліку, максимально задовольняє Замовника.
Чому варто впроваджувати “BAS” з нашою допомогою?
Наша компанія займається впровадженням облікових систем на ринку України й країн СНД більше 20 років. За цей час нашими спеціалістами надбано досвід, який дозволяє швидко, якісно й об’єктивно оцінювати вимоги замовника. Підібрати для таких вимог рішення, у обраному ПЗ або пропонувати свої унікальні рішення, вироблені у минулих проектах.
Усім чудово відомо, що, яка б функціональна система обліку не впроваджувалась без досвідчених користувачів, підготовлених до любих сюрпризів обліку, вона не дасть очікуваного результату. Однією з важливих задач, які вирішуються при впровадженні, є задача підготовки користувачів. У рамках наших проектів впровадження ми застосовуємо різні технології впровадження, такі як: лекційно – практичні заняття, розробка паперових та відео інструкцій та інше. Також вдалою практикою зарекомендувала себе процедура атестації користувачів по результатам навчання.
Як відбувається впровадження?
Увесь процес впровадження умовно можливо розділити на кілька ключових етапів. У деяких випадках етапи можуть бути об’єднані або скасовані. Об’єднання або скасування етапів може залежати від багатьох факторів, таких як: обране ПЗ, види діяльності Замовника (виробництво, торгівля тощо), структури компанії Замовника (моно компанія, група компаній, холдинг та інше), географії впровадження (наявність представництва у віддалених регіонах або інших країнах), кількість розділів обліку, які потрібно автоматизувати (регламентований облік, управлінський облік, МСФЗ, бюджетування та інше), кількість користувачів.
Які існують етапи впровадження?
Умовно усі етапи впровадження можливо розділити на три великі класи: передпроектні роботи, проектні роботи, післяпроектні роботи.
Передпроектні роботи
До передпроектних робіт можливо віднести такі етапи:
Етап «Знайомство та фіксація первинних вимог Замовника». В рамках цього етапу відбувається перше знайомство з Замовником, ознайомлення з його очікуваннями від автоматизації.
Етап «Передпроектне обстеження». У рамках цього етапу відбувається вивчення процесів, які діють на підприємстві Замовника, пошук прихованих або не очевидних процесів. Такі роботи виконуються усіма можливими засобами, а саме: інтерв’юванням ключових робітників, вивченням чинного документообігу, вихідних форм, аналізом чинних систем обліку (якщо такі є).
Однією з ключових задач даного етапу є підготовка кінцевої пропозиції з вибору ПЗ до впровадження з аргументацією усіх переваг та можливих ризиків від його впровадження.
Також у процесі цього етапу відбувається вивчення існуючого парку комп’ютерної техніки та аналіз його на предмет відповідності до вимог нового ПЗ.
Ще однією важливою задачею, яка вирішується в рамках даного етапу, є підготовка попередньої оцінки термінів та вартості плануємого впровадження. Враховуючи досвід наших спеціалістів точність оцінки на даному етапі складає 90-93%.
Результатом даного етапу є документ «Звіт про передпроектне обстеження», який містить у собі опис вивчених процесів за моделлю «Як є», короткий опис як вони можуть бути реалізовані у новій системі, пропозиція по вибору ПЗ, рекомендації по заміні або оптимізації парку техніки, виявлених на даному етапі ризиків впровадження, попередню оцінку термінів й вартості впровадження.
Проектні роботи
Етап «Функціональне моделювання». В рамках цього етапу відбувається побудова моделі обліку (далі МО) у новій системі автоматизації. Під МО розуміється сукупність дій користувачів й їх послідовність, алгоритми обліку, накопичення й вибірки даних, розробка потрібних механізмів (при їх відсутності). Визначення задач по доробці системи та інше.
На даному етапі відбувається дуже щільна робота усіх служб Замовника з командою впровадження для прийняття й погодження усіх рішень стосовно майбутньої системи обліку. В рамках погоджувальних процесів затверджуються й формалізуються усі вимоги до нових систем аж до вимог до інтерфейсу, правам й ролям користувачів та до вимог до вихідних форм фінансової звітності, порядку й алгоритмам її формування та інше.
Результатом даного етапу є документ: «Альбом бізнес-процесів», «Технічне завдання на доробку системи».
Етап «Доробка потрібного функціоналу». В рамках даного етапу проводяться роботи з розробки алгоритмів перенесення залишків, історичних або інших значень (якщо такі потрібні); розробка нових форм й алгоритмів роботи обраного ПЗ; створення механізмів регулярного сполучення, впроваджуємого ПЗ з зовнішніми системами (технологічні, логістичні, конструкторські та інші ПЗ).
Етап «Навчання користувачів й розробка інструкцій». В рамках даного етапу відбувається розробка програми навчання користувачів в залежності від ролі кожного. Складання графіка проведення навчання й практичних занять з урахуванням зайнятості користувачів у основній діяльності компанії. Запис відео інструкцій, розробка скорочених та розгорнутих паперових інструкцій.
Ще однією з важливих задач даного етапу є атестація користувачів за результатами навчання. Атестація може проводитись кількома засобами: анкетування, вирішення контрольного прикладу або любим іншим.
Етап «Перенесення залишків». В рамках цього етапу відбувається безпосереднє перенесення залишків й нормативно-довідникових даних з облікових систем, які використовувались раніше. На цьому етапі часто відбувається корегування даних, які переносяться, позбавлення від «здвоєнь».
Контроль результату такого перенесення в обов’язковому порядку відбувається за участі наших методистів для оцінки якості перенесених даних.
Етап «Тестова експлуатація». В рамках даного етапу створюється екземпляр робочої бази даних, в якій починають працювати усі користувачі. Ціль даного етапу виконати перевірку впроваджуємої системи у «бойових» умовах. Бувають два варіанти роботи з тестовою базою: подвійний облік та внесення контрольного приклада.
Варіант «Подвійний облік» є більше корисним так як передбачає одночасне ведення обліку у «старій» й «новій» облікових системах та аналіз тотожності обліку на контрольних періодах. Мінусом такого варіанту є підвищення навантаження на користувачів на період такої тестової роботи. Даний варіант може бути застосований не за всіх видах діяльності, наприклад, його неможливо застосувати при автоматизації роздрібних торговельних мереж.
Варіант «Контрольний приклад». В рамках даного варіанту тестової експлуатації спільно силами Замовника та Виконавця складається контрольний приклад бізнес процесів компанії, і користувачі разом з методистами Виконавця вносять його в нову облікову систему. При цьому відбувається оцінка якості нової облікової системи, виявлення раніше не виявлених помилок у алгоритмах. Такий варіант добре підходить для бізнесів, в яких немає можливості вести паралельний облік, наприклад, у роздрібних торгових мережах. Також такий варіант застосовується при впровадженні у великих компаніях, в яких відбувається автоматизація окремих підрозділів або бізнес процесів.
Етап «Промислова експлуатація». В рамках даного етапу відбувається створення кінцевої версії робочої бази даних нової системи автоматизації обліку, в яку переносяться залишки та НДІ на потрібну дату. До якої підключаються усі потрібні обміни з зовнішніми системами (сайти, зовнішнє ПЗ та інше) та в яку користувачі починають заносити реальні дані. При цьому методисти Виконавця продовжують виконувати підтримку користувачів на місцях, допомагаючи розібратися їм в «не стандартних» ситуаціях або проводячи додаткове експрес навчання.
Результатом даного етапу є розгорнута робоча база даних, яка передана на підтримку штатному відділу автоматизації Замовника, навчанні користувачі, які ведуть облік у цій базі.
Післяпроектні роботи
Етап «Після проектний супровід». В рамках цього етапу спеціалісти нашої компанії можуть залучатися Замовником для вирішення «складних» задач автоматизації, які виникли у процесі росту або розвитку бізнесу після завершення проекту. Також на даному етапі Замовник може залучати наших спеціалістів для вирішення «рідкісних» задач, таких як «Закриття місяця», «Розрахунок собівартості» тощо.
Замовити консультацію з умов впровадження: